Анализ неструктурированных электронных документов как средство оптимизации корпоративной информационной системы


Моделирование бизнес-процессов по управлению электронными документами



страница5/12
Дата24.04.2018
Размер1.08 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12

Моделирование бизнес-процессов по управлению электронными документами


В качестве нотации моделирования бизнес-процессов, в силу удовлетворяющих в данной работе особенностей моделирования бизнес-процесса, выбрана нотация ARIS, являющаяся методологией предназначенной для моделирования бизнес-процессов организации, разработанная компанией IDS Sheer. Аббревиатура ARIS расшифровывается как «Архитектура интегрированных информационных систем» (Architecture of Integrated Information Systems). В данной методологии понятие «архитектура» служит для описания типа и функциональных свойств информационных технологий и взаимоотношений между отдельными составляющими ИС. Кроме того, учитывая развивающуюся и укрепляющуюся связь информационных технологий с бизнес-процессами компании, модели, построенные на базе концепции ARIS, позволяют описать бизнес-процессы достаточно полно и подробно.

Для описания бизнес-процессов в методологии ARIS предусмотрено большое количество типов моделей, каждая из которых принадлежит тому иному аспекту. Для описания бизнес-процессов работы с ЭД подходит модель ARIS eEPC (extended Event Driven Process Chain), предназначенная для создания моделей бизнес-процессов на нижнем уровне. Бизнес-процесс, созданный по данной модели, позволяет наглядно отразить поток работ, который протекает внутри подразделения, выявить связи между функциями и организационными единицами, и что немаловажно, в данной работе, отразить связи с ИС. Для каждой функции внутри процесса определяются конечные и начальные события, ответственные исполнитель, материальные и документальные потоки, сопровождающие, какую либо работу.

Также, важно отметить, что модель бизнес-процесса ARIS eEPC построена на определенных семантических правилах описания:


  1. каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;

  2. в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Поскольку принято решение о моделировании бизнес-процессов по методологии ARIS, целесообразно выбрать такой инструмент для моделирования, который поддерживает данную нотацию. Воспользуемся программным продуктом ARIS Toolset специально созданным для построения бизнес-процессов в нотации ARIS, представляющим собой бесплатную версию программного продукта ARIS.
В инструменте моделирования бизнес-процессов ARIS Toolset предусмотрен большой набор элементов, для отображения потоков работ. Элементы схемы бизнес-процесса, использованные в рамках данной работы, отображены в приложении .

Перед выполнением этапа моделирования бизнес-процессов необходимо отметить, что процессы по управлению и организации работы с ЭД, протекающие в компании, не ограничиваются процессами ЭДО, обозначенными в разделе 1.2.61.2.6. , однако составляют некоторую часть среди всех процессов, связанных с управлением ЭД.



  1. Процессы управления ЭД, протекающие в КИС:

  1. систематизация, регламентация работы с ЭД;

  2. создание, обработка ЭД по шаблонам;

  3. автоматизация учетной деятельности с ЭД, в т.ч.:

    • классификация ЭД по различным критериям;

    • регистрация документов по заданным схемам, шаблонам;

    • учет сроков хранения документов.

  4. автоматизация поиска ЭД;

  5. электронная рассылка документов;

  6. автоматизация процедур коллективной работы с ЭД:

    • совместная разработка проекта документа;

    • согласование документа;

    • экспертиза документа;

    • исполнение документа.

  7. обеспечение защиты от несанкционированного доступа, искажения, удаления информации из ИС.

Рассмотрим процессы в рамках стандартных архитектурных и программных решений систем, занимающихся управлением ЭД (пример укрупненной модели некоторых процессов представлен на Рисунок 2.1.).


  1. Укрупненная модель процессов в СЭД


В силу того, что в модели представлены только те процессы, которые позволяют очертить картину процессов, иллюстрирующих ЖЦ ЭД в КИС, связи между процессами условны. Это означает, что в промежутке между процессами, связанными на схеме пунктирной линией могут располагаться другие процессы, которые не несут важности в рамках отображения ЖЦ ЭД. Таким образом, условно обозначены три входа у процесса «Формирование, согласование, утверждение документ». Этот процесс отражает типичный и характерный для большинства средних/крупных предприятий процесс ЭДО.

Далее каждый процесс будет рассмотрен и описан подробно в модели «как-есть», а также в виду применения семантических технологий в архитектуре будет осуществлен анализ изменения бизнес-процессов, будут определены такие моменты в бизнес-процессах, которые могут быть совершенствованы, изменены, ускорены за счет применения семантических технологий на тех или иных этапах бизнес-процессов.

Обозначенные в укрупненной модели бизнес-процессы компании по управлению ЭД необходимо рассмотреть подробно с точки зрения модели «какесть», обозначив такие пункты: описание процесса, начало выполнения, результат процесса, требования к срокам выполнения процесса, владелец процесса, исполнители процесса, информационные технологии, поддерживающие процесс. Некоторые пункты описания носят приближенный характер.

  1. Бизнес-процесс «Ввод документа в ИС»


Описание процесса. Бизнес-процесс «Ввод документа в ИС (сканирование)» является самым первым этапом движения документа в ИС. После сканирования бумажного документа и проверки на содержание ошибок бизнес-процесс сканирования переходит в бизнес-процесс регистрации документа в ИС. Далее, документ является уже электронным и в последующих этапах ЖЦ документа ИС оперирует ЭД.

Необходимо отметить, что процесс сканирования бумажных документов, бизнес-процесс которого рассмотрен в качестве примера, не единственный способ ввода документа в ИС. Неструктурированные данные попадают в КИС из разных источников, таких как: бумажные документы; электронные формы; электронная почта, мгновенные сообщения, текстовые документы.



Начало выполнения процесса. Началом выполнения процесса является наступление следующего события: Принят пакет бумажных документов для сканирования.

Результат процесса. Результатом данного процесса является наступление следующих событий (см. табл. 2.1):
  1. Результат выполнения процесса «Ввод документа в ИС»



Событие

Предшествующее действие




Основные события

1

Документ подлежит регистрации в ИС

Перевод документа на этап регистрации в ИС




Неосновные события

2

Документы возвращены клиенту

Документы не пригодны для сканирования;

Документы отложены для возврата клиенту



Требования к срокам выполнения процесса. Для данного бизнес-процесса отсутствуют точные сроки выполнения, поскольку длительность выполнения процесса зависит от объема принятого пакета бумажных документов на сканирование. Условно, обозначим срок выполнения процедуры равный 5 часам.

Владелец процесса. Владельцем процесса является начальник отдела документационного управления.

Исполнители процесса. Основными исполнителями процесса ввода документа в ИС (сканирования) являются сотрудники документационного управления - 2 человека (см. табл. 2.2).
  1. Исполнители процесса «Ввод документа в ИС»



Организационная единица

Подразделение

Предмет деятельности

1

Сотрудник отдела документационного управления -1

Отдел документационного управления

  • прием бумажной документации;

  • регистрация входящей документации;

  • сортировка документации для сканирования

  • взаимодействие с поставщиками процесса

2

Сотрудник отдела документационного управления -2

Отдел документационного управления

  • сканирование бумажной документации;

  • контроль сканирования;

  • перевод документации на этап регистрирования в ИС

Информационные технологии, поддерживающее выполнение процесса отображены в табл. 2.3.
  1. Информационные технологии процесса
    «Ввод документа в ИС»



Функция

Наименование информационных технологий

Тип программного обеспечения

1

Потоковое сканирование бумажных документов

МФУ для потокового сканирования

Офисное оборудование

2

Сканирование документов по одному

МФУ для единичного сканирования

Офисное оборудование

3

Проверка реквизитов документов

Система ввода

Модуль ИС

4

Перевод документа на этап регистрации в ИС

Система ввода

Модуль ИС

Схема бизнес-процесса представлена в . На схематическом изображении бизнес-процесса видно, что он разделен пунктирной линией на ту часть, где события и процессы происходят вне ИС, и в ИС. Особенное внимание следует обратить на события, протекающие внутри ИС.

  1. Каталог: data -> 2014
    2014 -> Реферат Отчет с., главы, 22 рис., табл., 16 источников, прил видео стеганография, стеганография mpeg, сокрытие информации в видео, встраивание и извлечение информации, дискретное косинусное преобразование, помехоустойчивое кодирование, циклические
    2014 -> Становление футбольного клуба как бренда на примере фк
    2014 -> Проблемы и перспективы взаимодействия Европейского Союза и России по урегулированию локальных кризисов
    2014 -> Факторы формирования российского и американского экспорта вооружений в начале XXI века
    2014 -> Памятка студентам бакалавриата «Куда обращаться?»
    2014 -> «Восприятие института монархической власти в Великобритании, России и в Японии»
    2014 -> Программа краткосрочного повышения квалификации работников ниу вшэ
    2014 -> Практики краудсорсинга в прикладных социальных исследованиях


    Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   12


База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница