Инструкция Пользователя. Вводите пароль и открываете программу Adm Rest



Скачать 219.09 Kb.
Дата09.08.2019
Размер219.09 Kb.
#127138
ТипПрограмма

ADM_REST. Инструкция Пользователя.

Вводите пароль и открываете программу Adm_Rest.

Файл базы данных хранится по адресу, указанному при установке программы и требует обеспечения его сохранности с целью несанкционирного доступа и порчи.

Программа предназначена для работы в операционной системе Windows. Архитектура программы построена с использованием базы данных Firebird и при активном использовании Microsoft Office Excel . Все данные финансово - хозяйственной деятельности ресторана (кафе) хранятся в базе данных. Значительная часть финансовых документов паралельно сохраняется в файлах Excel. Наличие Microsoft Office на компьютере пользователя обязательно.

Требования к параметрам компьютера. Общие сведения.

Для работы программы необходимо не менее 50 МБ свободной памяти на жестком диске и, желательно , не менее 2 Гб оперативной памяти.

Файлы программы находятся в папке Adm_Rest, расположенной по установленному при инсталляции адресу. Расположение и название папок изменять не рекомендуется. Произвольное перемещение и копирование файлов может нарушить работу программы.

Файлы Excel c расширением xls, которые расположены внутри папок, могут храниться и архивироваться в других местах компьютера по вашему усмотрению. Например, храненение файлов расходных ордеров в паках, содержащих расходные ордера за конкретный расчетный период: месяц, квартал, год и т.п.

Папку "Шаблоны" перемещать и изменять вложеннные в нее файлы не рекомендуется.

Перед началом работы с программой Adm_Rest желательно ознакомиться с данной инструкцией. Для ускорения освоения работы с программой желательно данную инструкцию распечатать и заглядывать в нее периодически в процесе работы. Практика показывает, что для полного освоения работы с программой достаточно нескольких дней.



1. Назначение программы - автоматизация работы администратора предприятия общественного питания с числом работающих сотрудников 5-20 человек. Число работников условное, приблизительное : оно может быть и большим. Использование программы позволяет совместить функциональные обязанности администратора и бухгалтера небольшого ресторана.

2. Основные функциональные возможности Adm_Rest.

2.1 Заработная плата сотрудников.

2.1.1 Учет заработной платы сотрудников предприятия. Начисление заработной платы, оформление расходных ордеров на получение оплаты за труд. Расчет задолженности по заработной плате.



2.2 Работа с Поставщиками.

2.2.1 Регистрация поступления товаров, услуг.

2.2.2 Контроль расчетов за товар, услуги. Оформление расчетов с Поставщиками через кассу с оформлением расходного ордера.

2.2.3 Регистрация расчетов с Поставщиками через расчетный счет.

2.2.4 Расчет задолженности перед Поставщиками.

2.3 Работа с Заказчиками.

2.3.1 Регистрация заказов в базе данных.

2.3.2 Оформление счетов на оплату заказов.

2.3.3 Контроль исполнения и оплаты заказов.

2.3.4 Оформление оплаты заказов через кассу с выпиской приходного ордера.

2.3.5 Регистрация расчетов за оказанные услуги через банк и кредитными картами.

2.3.6 Расчет задолженности по оплате заказов.

2.3.7 Закрытие заказов, оформлени акта приема-передачи работ (услуг).



2.4 Работа с кассой.

2.4.1 Выдача и получение наличных денег с оформлением расходных и приходных ордеров.

2.4.2 Регистрация доходов: выручки, оплаты заказов, расчетов кредитными картами.

2.4.3 Оформление денег в подотчет для оплаты товаров и услуг, для сдачи выручки в банк, а также авансовых отчетов за полученные денежные средства.

2.4.4 Закрытие рабочей смены, расчет текущих остатков наличных денег.

2.4.5 Формирование кассового листа.

2.4.6 Получение кредитов для текущей деятельности и расчет по кредитам.

2.5 Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

2.5.1 Анализ расчетов по заработной плате, расчетов с поставщиками и заказчиками, задолженности по платежам.

2.5.2 Анализ себестоимости, структуры затрат на функционирование предприятия.

2.5.3 Формирование и печать отчетов по работе с поставщиками, заказчиками и расчетов по заработной плате.



2.6 Архивация и восстановление финансово-хозяйственных документов из базы данных за прошедшие периоды времени.

2.7 Возможность отката базы данных в предыдущее состояние .

Главная форма программы

Взаимодействие с пользователем осуществляется с использованием форм. При работе с формами ввода данных нажатие кнопки "Записать в базу" означает зафиксировать введенные данные в базе данных и паралелльную запись документа в файл Excel в соответствующих папках для их отдельного хранения. При необходимости любой из документов может быть распечатан из соответствующего файла Excel независимо от программы Adm_Rest.



Рис. 1


Главная форма программы отрображена на рис.1. Форма содержит меню с основными группами функций контроля и управления финансово-хозяйственной деятельностью.

В подменю СПРАВОЧНИКИ содержатся данные о сотрудниках, поставщиках, заказчиках, товарах и услугах, которые хранятся в базе данных.

В подменю КАССА формируются и печатаются кассовые операции и кассовые документы: расходные, приходные ордера, наличные деньги в подотчет, расчеты с поставщиками, расчеты с заказчиками, сдача наличных в банк, выдача заработной платы, получение и возврат кредитов и т.д.

В подменю ОПЕРАЦИИ фиксируется закупка товаров и услуг, заказы на оказание услуг , анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности и архивные данные с возможностью восстановления отдельных утерянных документов.

Подменю О ПРОГРАММЕ содержатся отдельные настройки программы, реквизиты техподдержки программы.

3. Работа со справочниками.

Справочники предназначены для исключения многократного ввода часто встречающихся данных и предотвращения ошибок при вводе.

Можно работать без использования справочников? Можно – необходимо просто вводить данные в соответствующие поля форм ввода данных и нажать кнопку для сохранения. Все данные будут записаны в базу в соответствующем документе и могут быть распечатаны.

Но это не рационально, потому что заполняя 10-20 документов вам понадобится 10-20 раз ввести с клавиатуры в поля ввода одни те же параметры, например, ФИО, назначение платежа и т.д. Использование же справочников позволяет однократно ввести ФИО сотрудника в справочник и з атем выбирать это значение из выпадающего списка формы ввода данных. Использование справочников предотвращает такие популярные ошибки при вводе документов, как неточности ввода. Например , при начислении заработной платы вы заполнили поле с фамилией Иванов , данные сохранились в базе. Следующую запись начисления заработной платы вы осуществляете через месяц и при вводе фамилии вы напечатали фамилию с ошибкой Иваннов . Что произошло при такой неточности? В базе появился еще один сотрудник Иваннов, а настоящему Иванову зарплата начислена не была со всеми вытекающими последствиями...

Важно! Потратить однократно время на аккуратное заполнение справочников позволит многократно экономить ваше время в дальнейшем и избежать ошибок, связанных с неточностями ввода данных .

Начинать работу с программой Adm_Rest целесообразно с заполнением справочников в следующей последовательности: СОТРУДНИКИ, ПРЕДПРИЯТИЕ, ПОСТАВЩИКИ, ЗАКАЗЧИКИ. Первоначально записей может быть немного – основные данные для обеспечения текущей работы ресторана, по мере необходимости справочники будут дополняться в процессе работы.



3.1 Справочник СОТРУДНИКИ.

Работа со всеми справочниками однотипна и включает в себя основные опрерации : добавление, измененеи и удаление данных. Работа со справочником СПРАВОЧНИК. СОТРУДНИКИ (аналогично с другими справочниками) осуществляется с помощью управляющих клавиш Добавить, Изменить, Удалить, Выход.



Рис. 2


Форма справочника " СОТРУДНИКИ" представлена на рис. 2., содержит кнопки для операцийс записями и таблицу, содержащую список сотрудников. Нажимая кнопки операций появляются поля для ввода и информации.

Форма изменения данных сотрудников представлена на рис. 3.



Рис. 3


При вводе или редактировании данных сотрудников ресторана необходимо в поле «Совместитель»

зафиксировать за конкретным сотрудником функции директора, бухгалтера и кассира. Эти данные будут отобраражаться во всех финансовых документах, кассовых ордерах, актах, и других документах. Если этого не сделать в полях кассовых документов будут отстутствовать соответствующие фамилии.

При увольнении сотрудника его реквизиты не будут отражены в списках выбора сотрудников. Если оставить не заполненными паспортные данные сотрудника , то в соответствующих документах они, естественно, будут отсутствовать. Если вы при добавлении в базу данных сотрудника не записали паспортные данные или сделали ошибочную запись, это можно исправить нажатием кнопки «Изменить». При этом необходимо очень аккуратно записать ФИО (чтобы не появились "лишние" сотрудники в базе данных из-за отличия в одном знаке, как говорилось выше).

Перед удалением сотрудника необходимо убедиться в том, что не возникнет необходимость восстановление операций с сотрудником через какое-то время.

После завершения ввода или редактирования данных следует нажать кнопку «Записать данные». Теперь данные сохранятся в базе и будут отображаться в финансовых документах.

При внесении измений , дополнений необходимо подтвердить их нажатием соответствующей клавиши "Записать в базу". Иначе данные не будут сохранены.





3.2 Справочник ПОСТАВЩИКИ.

Справочник «Поставщики» используется при оформлении поступления товаров с регистрацией поставщика, даты, наименования, стоимости, а также при расчетах за поставленный товар. Поставщиками являются поставщики товаров для работы ресторана, а также предприятия охраны, ЖКХ, интернет, электроэнергии и др. Все операции с Поставщиками юридическими лицами осуществляются представителями Поставщика, это обусловлено частыми расчетами за товары и услуги из кассы ресторана. Это обстоятельство необходимо учитывать при формировании справочника. Представители Поставщика заказчика могут меняться в процессе работы , такие изменения можно фиксировать при оформлении расчетов за товар, услуги.

Действия со справочником ПОСТАВЩИКИ типовые. Изменение данных фиксируются в форме ПОСТАВЩИКИ. ИЗМЕНИТЬ ДАННЫЕ. (см рис. 4)

Рис. 4


3.3 Справочник ЗАКАЗЧИКИ.

Рис. 5


Форма для работы со справочником "ЗАКАЗЧИКИ" представлена на рис. 5.В справочник ЗАКАЗЧИКИ заносятся и хранятся в базе реквизиты Заказчиков. На основании данных справочника оформляются и распечатываются финансовые документы для открытия и закрытия заказов.

Все операции с заказами от юридических лиц осуществляются представителями Заказчика. Это обстоятельство необходимо учитывать при формировании справочника. Представители заказчика могут меняться от заказа к заказу, такие изменения можно фиксировать при оформлении заказов.

Если вы решили удалить заказчика необходимо выбрать щелчком по строке таблицы с данными конкретного заказчика. Нажатием кнопки "Удалить" ваше решение будет зафиксировано, Закзчик удален из базы данных.

3.4 Справочник ПРЕДПРИЯТИЕ.

Рис.6


Форма работы со справочником "ПРЕДПРИЯТИЕ" представлена на рис.6. Заполненые поля с реквизитами предприятия представляют реквизиты юридического лица вашего ресторана будут сохранены в базе данных и применяться при формировании всех финансово-хозяйственных операций и документов автоматически.

В поле "Наименование" необходимо записать наименование юридического лица ресторана, которое будет отображаться во всех документах. В поле "Название" необходимо записать название ресторана, которое будет отображаться в заголовках всех форм программы (то есть то, что вы будете наблюдать на экранах ваших мониторов при работе с программой Adm_Rest). Пример представлен на рис. 6.



3.5 Справочник ТОВАРЫ . Справочник УСЛУГИ.



Рис.7

Справочники могут содержать первоначальные данные. Щелчком по строке данных справочников можно отредактировать данные.



4. Исполнение основных функций программы Adm_Rest.

4.1 Заработная плата сотрудников.

Рис.8


Учет заработной платы сотрудников предприятия включает в себя: начисление заработной платы, оформление расходных ордеров на получение оплаты за труд, расчет задолженности по заработной плате.

Форма начисления и выплаты заработной платы отображена на рис.8. и содержит две соответствующие закладки . "Записать в базу" означает зафиксировать начисление или выплату денег из кассы. Задолженность по зарплате рассчитывается автоматичкески.

При вводе начисления в поле формы "Количество смен" можно проставлять количество смен или количество часов, если работа сотрудника фиксируется в часах. В нижней части формы расположен календарь, отображает дату начисления. Начисления рекомендуется проводить два раза в месяц - в начале и середине месяца, хотя эта рекомендация не обязательна , но удобнее видеть задолженность по зарплате всех сотрудников на одну дату. Начисления и выплату заработной платы за одноразовую работу можно выполнять без занесения работника в базу данныхесли вы знаете, что многократного повторения этих операций не будет. Этим вы сократите время на оформление операций.

При отказе от печати расходного ордера выплата денег сотруднику, операция выплаты все равно будет зафиксирована в базе данных. Это означает - если вы оформили выплату заработной платы и записали эту операцию, программа фиксирует выдачу денег из кассы, уменьшая остаток наличных денег в кассе и уменьшая задолженность по заработной плате. При этом распечатать расходный ордер можно независимо из файла Excel, который сохраняется в папке "Расходные ордера" в любое удобное время.

Важно! Такая же ситуация может возникнуть со всеми документами: приходные ордера, кассовые листы, авансовые отчеты, счета, акты и др. Распечатаь документы можно в любое удобное время. Часто бывает удобно записать в базу и распечатать документы заранее – до наступления времени их выдачи пользователю (например перед началом рабочего дня). Для распечатывния документов можно воспользоваться тремя способами: а) - печать после непосредственной записи операции в базу ;

b – распечатать соответствующий файл Excel из папки хранения файлов xls; c – с использованием формы " АРХИВ. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ." (см рис. 26).

Данные расходного ордера автоматически заносится в кассовый лист и используются при формировании остатка кассы. В нижней части формы "КАССА. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. НАЧИСЛЕНИЕ. ВЫПЛАТА" необходимо установить дату оформления расходного ордера. Оформление расходного ордера означает выплату денег , автоматически отображается в таблице "Движение денежных средств" формы "КАССА" (рис.12) и учитывается в формировании текущего остатка кассы в этой форме до тех пор пока смена не будет закрыта.

4.2 Работа с Поставщиками.

Работа с Поставщиками осуществляется при помощи соответствующей формы "ПРИХОД ТОВАРОВ. БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ ЗА ТОВАР" (см. рис. 9) и формы "ПОСТАВЩИКИ. РАСЧЕТ ЗА ТОВАР НАЛИЧНЫМИ" (см. Рис. 10).

Поставщик - юридичекое лицо. Представитель поставщика - физическое лицо с паспортом и доверенностью уполномоченный получить деньги за поставленный товар . Расчеты за поставленный товар могут осуществляться наличными деньгами из кассы и безналичным расчетом через банк.

Рис. 9


Регистрация поступления товара осуществляется в форме ПРИХОД ТОВАРОВ. БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ ЗА ТОВАР.

В нижней части формы регистрируются безналичные расчеты за поставленный товар (услугу). Для регистрации оплаты необходимо выбрать из таблицы данные поставки щелчком по строке проверить соответсвие задолженности по оплате величине перечисленных за товар (услугу) денег. Ввести сумму , дату платежа в соответсвующее поле формы и нажать кнопку "Записать в базу" . Данные автоматически учитываются в расчете задолженности с поставщиками. В таблице присутствуют только не оплаченные полностью поставки. Если поставки оплачены наличными или безналичными средствами или их комбинацией полностью , то они в данную таблицу не попадают. Это означает, что расчет за поставку осуществлен полностью. При этом данные поставок и расчетов сохраняются в базе данных и доступны для контроля и анализа. Задолженность за поставку корректируется автоматически и отображается в форме контроля поставок рис. 9. при выборе (щелчок по строке с записью) в таблице записи о поставке. Расчеты за поставленный товар, услугу наличными деньгами оформляется расходным ордером с примененеим формы рис. 5.

Расчеты с Поставщиками могут осуществляться частями. При этом возможен расчет частично в наличной и частично в безналичной форме. Задолженность за поставку корректируется автоматически и отображается в форме контроля поставок рис. 9. при выборе в таблице записи о поставке. При полном расчете за поставку товара или оказанные услуги, данные поставки будут удалены из таблицы. Отсутствие данных о поставке товара или оказанных услугах в таблице означает, что расчет за поставку осуществлен полностью. При этом все расчеты сохраняются в базе данных и доступны для контроля и анализа.

Рис. 10


Расчеты за товары и услуги могут быть наличными и безналичными с оформлением расходных листов и фиксацией в базе расчетов за поставленный товар, задолженностей перед Поставщиками . Наличные расчеты с поставщиками осуществляется через представителей (физическое лицо с доверенностью от ЮЛ на право финансовых расчетов и поставки товаров).

Расчеты из кассы оформляются расходныим ордером, задолженность перед поставщиком списывается автоматически. В таблице формы "ПОСТАВЩИКИ. РАСЧЕТ ЗА ТОВАР НАЛИЧНЫМИ" (рис. 10) отображены поставки товара и услуг, которые не оплачены или оплачены не полностью. Для расчета за конкретную поставку необходомо выбрать данные из таблицы щелчком по строке. Для оформления расходного ордера необходимо заполнить недостающие данные в полях ввода и обязательно заполнить сумму выплаты. Результаты сохранить нажатием кнопки "Оплатить". Печать расходного ордера после нажатия соответствующей клавиши.

Оформление расходного ордера означает выплату денег , автоматически отображается в форме "КАССА" в таблице "Движение денежных средств" (рис. 12) и учитывается в формировании текущего остатка кассы до тех пор пока смена не будет закрыта. Дата выплаты и оформления расходного ордера устанавливается в календаре в нижней части формы (см. рис. 11) .

Рис. 11


Важно! Поставки товара должны быть оформлены в меню "ЗАКУПКИ" в форме "ПРИХОД ТОВАРОВ." (см. рис. 9), только тогда они будут отображаться в форме "Расчеты с Поставщиками".

Иначе, если поступление товара не зафиксировано, таблица никаких данных не содержит.



4.3 Работа с кассой.

Кассовые операции фиксируются с помощью формы «КАССА» (рис. 12).

Форма работы с кассой отражена на рис. 12 . В форме регистрируются поступления денег в кассу от Заказчиков, выручка от реализации по кассовым чекам, расчеты за услуги с помощью кредитных карточек (посттерминал). Работа кассы регистрирует наличность денег на начало периода (смены, рабочего дня) , движение средств по кассе с оформлением и печатью кассовых документов и конец смены (рабочего дня), а также в любой текущий момент времени. В форме формируется остаток наличности в кассе и текущее движение наличных средств .

Кассовые операции фиксируют выплаты и получение денежных средств, текущую наличность денег в кассе



Рис. 12


Работа смены (рабочего дня) фиксируется итоговым документом кассовым листом, в котором отражаются все операции с денежными средствами, остаток на начало и конец смены. Отдельной строкой в кассовом листе выделяются средства, полученные безналично с помощью пластиковых карт.

Выручка от реализации - наличные деньги, полученные от продажи услуг и оформленные кассовым чеком или приходным ордером. Расчеты с применением кредитных карт (посттерминал) учитываются отдельно и не включаются в учет наличных денег в кассе и в остатках кассы. Это означает, что безналичные расчеты, включая перечисление денежных средств за услуги через банковский счет в составе выручки от реализации не учитываются , а учитываются отдельно как доход от деятельности. В кассовых листах величина безналичных денежных средств по карточкам , учитывается в отдельной строке - данные по безналичным расчетам вводятся в форму "КАССА" в поле " Посттерминал" при закрытии кассовой смены единой суммой за смену.

Выручка от реализации оформляется приходным ордером в конце кассовой смены и означает сумму наличности в кассе на момен ее закрытия. При этом в списке основания для оплаты необходимо выбрать "Выручка от реализации" .

Оплата Заказов наличными (банкетов, корпоративов и др. мероприятий) оформляется приходными ордерами после заполнения полей формы в левой верхней ее части и нажатием кнопки "Записать в базу" . Сдесь же можно распечатаь приходный ордер с автоматическим сохраненем в файле Excel.

Важно! Заказы услуг должны быть оформлены в меню "Заказы" в форме "ЗАКАЗЫ. ОТКРЫТИЕ. ЗАКРЫТИЕ" рис.20. Пока прием Заказа не зафиксирован в форме рис. 20 , в окне выбора номер заказа он отображаться не будет .



При открытии Заказа он получает уникальный номер, который отображается в левой верхней части формы № Заказа и выбирается из списка. После выбора номера Заказа в форме отображаются данные Заказчика, которые будут внесены в приходный ордер.

В этой же части формы фиксируется выручка от реализации за смену с оформлением соответствующего приходного ордера. Для оформления сдачи выручки в кассу из списка "Основание для оплаты " выбрать "Выручка от реализации". В окне Плательщик будет отражена ФИО кассира, который оформлен в списке сотрудников предприятия, ответственный за кассу. В поле "Оплата" необходимо записать сумму выручки и зафиксировать

Рис. 13

операцию кнопкой "Записать в базу".



Введенные данные будут отображены в кассовом листе в поле "Выручка от реализации".

В таблице «Движение по кассе» формы "Касса" от ображаются движения денежных средств по кассе в течении текущей смены до ее закрытия. Касса открывается в начале рабочего дня и закрывается по его окончанию. Смена открывается автоматически при открытии формы. Закрытие смены фиксируется соответсвующей кнопкой. Перед Закрытием смены в правой части формы необходимо записать номер последнего касового чека и сумму денег перечисленных на расчетный счет посредством кредитных карт в окне "Посттерминал". После закрытия смены и записи ее в базу данных автоматически формируется кассовый лист и остаток наличности в кассе, который должен совпадать с остатком кассы на начало следующей смены.

Важно ! Календарь в верхней части формы отображает дату оформления приходного ордера и дату закрытия смены. Необходимо внимательно следить за датой формирования документа. Установленная по умолчанию текущая дата в календарях может не всегда соответсвовать дате документа и в таком случае ее необходимо корректировать.

Внимание! Практика показывает, что в начальный период работы с программой пользователь не достаточно внимательно контролирует правильность дат документов и операций. Основная ошибка при работе с программой - попытка проведения документа (приходных , расходных ордеров) задним числом, после даты закрытия последней смены, то есть после фиксации остатка в кассе. Ошибка обусловлена формированием остатка кассы при закрытии на конкретную дату.

Рис. 14

Обязательно ли закрывать смену ежедневно ? Нет , если нет изменений по кассе или расчетов с поставщиками за конкретную дату можно закрыть смену когда удобно. При этом вводить данные в базу можно несколько дней и закрыть смену, например, за два-три рабочих дня. Программа позволяет такой режим работы, если кассовых операций и документов за один рабочий день не много. Важно при этом не проводить выплат или приходов денег задним числом , т.е. датой более ранней , чем было последнее зарытие смены. Понятно, что остаток закрытой смены зафиксирован в базе и является основой для следующего открытия смены. Поэтому , если программа и «пропустит» такие действия , они могут внести искажения в остатках кассы.



Что делать если вы ошибочно ввели неправильную дату расходного или приходного ордера, а смена еще не закрыта? Необходимо нажать на строчку в таблице с неправильной записью и в открывшемсе для редакции поля даты, сделать изменения и записать их (пример на рис. 15).

Рис 15


4.4 Получение денег в подотчет.

Рис.16


Получение денег вподотчет регистрируется в форме НАЛИЧНЫЕ ДЕНЬГИ ВПОДОТЧЕТ, ВБАНК. БЕЗНАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ ЗАКАЗОВ. (рис. 16)Получение денежных средств из кассы для взноса выручки от продаж в банк , получение денег вподотчет для обеспечения работы предприятия ( закуп продуктов, канцтоваров, оплату траспорта и др). должно быть оформлено расходным ордером. В верхней части формы отображаются окна ввода и кнопки управления этими операциями.

В нижней части формы в табличной ее части регистрируется расчеты Заказчиков за услуги в безналичной форме через банк или кредитную карту. Для этого нужно выбрать заказчика из таблицы шелчком по строке и ввести в полях ввода формы сумму оплаты и дату оплаты. Ввод данных зафиксировать нажатием кнопки "Записать в базу".



4.5Авансовый отчет.

Рис. 17


Отчетность за полученные и переданные в банк деньги оформляется авансовым отчетом с приложением к нему квитанции банка.

Отчетность за использование денег на закуп товаров, оплату услуг оформляется авансовым отчетом с приложением чеков, квитанций, актов, накладных, корешков приходных ордеров и др. документов, которые прикрепляются к листу приложения к авансовому отчету степлером. В поле расходных ордеров отображаются номера расходных ордеров и суммы по которым сотрудник получал наличные деньги вподотчет.

На странице авансовый отчет в выпадающем списке сотрудников выбираем сотрудника.

Допустимо оформлять один авансовый отчет за несколько подотчетных сумм путем их сложения. Для этого необходимо поставить отметки (галки) с номерами расходных ордеров , выданных при получении денег из кассы (как показано на рис.17). Ниже номеров расходных ордеров отображаются суммы денег вподотчете, в правой части формы отображается сумма средств по отмеченным расходным ордерам.



4.6 Кредитование текущей работы ресторана.

Управление кредитами осуществляется с помощью формы КРЕДИТЫ. ПОЛУЧЕНИЕ КРЕДИТА. ВОЗВРАТ КРЕДИТА. В программе предусмотрен следующий порядок получения и возврата кредитов:

- кредитором является сотрудник предприятия или учредитель на которого оформляется выдача кредита с помощью внесения денег в кассу (оформляется приходным ордером) и и возврат (оформляется расходным ордером). То есть в программе не учитывается внешнеее зимствование денег в банках , фондах, инвесторах и т.п. Все операции кредитования в программе осуществляются внутри коллектива предприятия и осуществляются, как правило, через директора или главного бухгалтера. А где они берут деньги для кредитования программе Adm_Rest безразлично. Возврат кредита может осуществляться частями, остаток задолженности пересчитывается автоматически. Возможна выдача нескольких кредитов. При этом расчеты по ним осуществляется раздельно по каждому.

Рис. 18


Рис. 19


4.7 Работа с Заказами и Заказчиками.

Заказами ресторана , как правило, являются обслуживание коллективных мероприятий: свадеб, корпоративов, юбилеев и т.п. Заказчиками могут быть как юридические так и физические лица. Расчеты за заказы могут быть наличными и безналичными, полными и частичными. Регистрация и контроль заказов осуществляется с помощью формы "ЗАКАЗЫ. ОТКРЫТИЕ. ЗАКРЫТИЕ".



Рис. 20


Форма для работы с Заказами представлена на рис. 20. Схема работы с заказами:

- открытие заказа, регистрация заказа в базе данных;

- оформление счетов на оплату заказов;

- контроль исполнения и оплаты заказов;

- оформление оплаты заказов через кассу с выпиской приходного ордера;

- регистрация расчетов за оказанные услуги через банк и кредитными картами;

- расчет задолженности по оплате заказов;

- закрытие заказов, оформление акта приема-передачи работ (услуг).

В верхней части формы "ЗАКАЗЫ. ОТКРЫТИЕ. ЗАКРЫТИЕ" регистрируется поступление Заявки, Заказа на оказание услуг. Наименование услуги выбирается из списка. При выборе значения из списка его целесообразно дополнить короткой информацией по конкретизации заказа. Например , наименование мероприятия "Свадьба" дополнить " - 25 гостей". В оформительных документах наименование услуги будет отражено как " Свадьба - 25 гостей" .

Расчет задолженности по оплате за заказ осуществляется автоматически по мере погашения стоимости услуги. Наличные расчеты с Заказчиками осуществляется через представителей (физическое лицо с доверенностью от ЮЛ на право финансовых расчетов и заключение договоров на оказание услуг). Приходный ордер оформляется в форме "КАССА" (рис. 12) на представителя заказчика. При этом автоматически фиксируется платеж за исполнение Заказа на сумму приходного ордера. При полном расчете за оказанные услуги и закрытии заказа № Заказа в форме "КАССА" не отображается, в таблице Контроль и Закрытие Заказа запись о заказе также не отображается (заказ закрыт).

Безналичный расчет за заказ фиксируется в таблице Безналичный расчет Заказов форме "НАЛИЧНЫЕ ДЕНЬГИ ВПОДОТЧЕТ, ВБАНК. БЕЗНАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ ЗАКАЗОВ." (рис. 16)

В нижней части формы "ЗАКАЗЫ. ОТКРЫТИЕ . ЗАКРЫТИЕ" выбором из таблицы заказа (щелчок по строке таблицы) получаем информацию о его оплате и сроках исполнения. При исполнении заказа и полном расчете за заказ (задолженность равна нулю) его необходимо закрыть с оформлением акта сдачи работ. Данные регистрируются кнопками "Закрыть Заказ" и "Печать акта" и сохраняются в базе данных. Всегда - ли нужно печатать акт сдачи приемки работ? Нет, если для Закзчика не нужен этот документ, печатать его не нужно (сохраняется возможность распечатать документ с использован ием файлов Excel , когда в этом возникнет необходимость ).

После закрытия заказ в его данные таблице не отображается. Необходимо внимательно следить за тем, чтобы заказ перед закрытием был полностью оплачен, т.е., задолжнность Заказчика должна быть равна нулю.

4.8 Финансовый анализ работы ресторана.

Эффективная работа любого предприятия возможна только при постоянном мониторинге его финансовых показателей. За этот блок отвечает форма ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИЗ РАБОТЫ. Данные для финансового анализа работы содержаться в базе данных . Форма содержит три закладки для анализа. Период анализа задается выбором дат данного периода в календарях.



Рис. 21


Рис.22

В закладке Поставщики (рис. 22) содержится информация о поставках товара и услуг, их наименовании , стоимости, оплаты и задолженности конкретного поставщика за конкретный период времени.

В закладке Зарплата (рис. 21) содержится информация об основаниях, начислениях и выплатах заработной платы каждого конкретного сотрудника за конкретный период времени.

Рис. 23


В закладке себестоимость (рис. 23) анализируются отдельные виды затраты на осуществление работы ресторана, в том числе на: заработную плату, транспорт, закуп продуктов, электроэнергию и т.п. за заданный период времени.

В правой части формы представлена возможность получения данных о доходах ресторана за заданный период времени.



4.9 Отчеты.

Отчеты по отдельным видам деятельности ресторана можно получить с помощью формы ОТЧЕТЫ. ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА. РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ. КАССА – ДВИЖЕНИЕ. (рис. 24)



Рис. 24


Отчеты формируются выборкой из базы данных основных показателей по заработной плате, работе с поставщиками и движению наличных средств в кассе за заданный период времени в порядке их осуществления. Отчеты в отличии от формы АНАЛИЗ содержать не выборочную информацию по отдельному сотруднику или поставщику , а обобщенную информацию по всем сотрудникам и поставщикам с отображением расчетов за товары, услуги и задолженностей, включая долги по заработной плате. Примечание, если таблица не заполняется данными, это может означать, что в заданные конкретные периоды дат не попадают выборки данных. Например: если назначить период движения по кассе от 10.12.15 до 20.12.15 таблица с данными не заполняется. Если же назначить период движения по кассе от 09.12.15 до 20.12.15 таблица отобразит все данные . Дело в том, что 10.12.15 мы смену (кассу) не закрывали , а закрыли 13.12.15. Конечно , если закрывать смену ежедневно, то такая особенность выборки не проявится никогда.

4.10 Архив. Восстановление данных.

Рис. 25


Форма АРХИВ. ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ. (рис. 25) предназначена для случаев утери кассовых документов и их восстановления в бумажном формате и в формате Excel. Хотим мы этого или не хотим, такие случаи бывают. Особенно, когда нам вдруг понадобилось вспомнить и восстановить движение по кассе трехлетней давности.

5. О программе.

Форма О ПРОГРАММЕ (рис. 26) содержит информацию о сайте разработчика и техподдержке.

Каждый экземпляр программы имеет свой идентификационный номер, который необходимо сохранять для обеспечения возможности ее обновления.

Удаление программы осуществляется удалением папки Adm_Rest со всем содержимым.



Рис. 26

Скачать 219.09 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:




База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница