Набор и редактирование текста 5 Оформление текстов 21


Работа с отдельными файлами



страница15/18
Дата09.08.2018
Размер0.99 Mb.
#43365
ТипРеферат
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   18

3.2Работа с отдельными файлами


Если большой документ разбивается на несколько независимых файлов, то придется вручную указывать для каждого файла начальные номера тех элементов, которые требуют сквозной нумерации по всему большому документу. К таким элементам относятся номера страниц, сноски, заголовки, названия таблиц и иллюстраций.

Перекрестные ссылки в данном случае имеют ограниченное применение, так как нет возможности создать ссылку на другой файл.


3.2.1Установка начальных номеров


Чтобы вставить номера страниц, следует начать работу с первого файла, образующего большой документ. Нужно вставить в нем номера страниц и запомнить номер последней. Затем во втором документе следует установить начальный номер страницы на единицу больше. Аналогично перенумеровать страницы во всех остальных файлах.

Для изменения начального номера страницы:



  1. вызвать команду Вставка/Номера страниц;

  2. нажать кнопку Формат;

  3. в поле Начать с установить номер страницы.

Аналогично следует перенумеровать сноски во всех файлах, образующих большой документ. Для изменения начального номера сносок в очередном файле:

  1. вызвать команду Вставка/Сноска;

  2. выбрать вариант нумерации Авто;

  3. нажать кнопку Параметры;

  4. в поле Начать с задать начальный номер сносок файла.

Установка начальных номеров в заголовках:

  1. вызвать команду Формат/Нумерация заголовков;

  2. выбрать тип нумерации;

  3. нажать кнопку Изменить;

  4. выбрать уровень, для которого изменяется нумерация;

  5. в поле Начать с ввести начальный номер заголовка в файле.

Когда в документ вставляются названия таблиц и иллюстраций, определяются элементы предметного указателя, собирается предметный указатель и оглавление, реально в документ вставляются специальные поля.

Поле - это функция Word, обрабатывающая текстовую или числовую информацию. Обычно на экране видны значения полей, такие как номера страниц, названия, внедренные рисунки, оглавления и т.п. Но можно просмотреть и сами поля. Для этого на вкладке Сервис/Параметры/Вид нужно включить флажок Коды полей.

При вставке в документ названий таблиц или иллюстраций реально вставляется поле {SEQ}. Для изменения начального номера названия в текущем файле следует:



  1. включить режим отображения кодов полей;

  2. найти первое поле {SEQ} с соответствующей меткой (таблица или рисунок);

  3. ввести в конце кода поля ключ \r и соответствующий номер.

Например: {SEQ Рисунок ... \r 3}

{SEQ Таблица ... \r 4}

Для обновления номеров в полях {SEQ} нужно выделить весь документ и нажать клавишу .

3.2.2Создание оглавления, предметного указателя, перечня таблиц


Все указанные объекты должны создаваться в отдельном файле.

В данном файле с помощью полей {RD} должны быть описаны те файлы, для которых должны создаваться общие оглавление, предметный указатель, перечень таблиц и т.д. Одно поле {RD} описывает один файл. Имена файлов должны быть представлены в формате «8.3» (не более 8 символов в имени файла, допустимы только латинские буквы и цифры).

Синтаксис поля {RD}:

{RD <имя и расширение файла>}



Создание поля:

  1. установить в нужную точку документа курсор ввода;

  2. вызвать команду Вставка/Поле;

  3. выбрать категорию Оглавление и указатели;

  4. выбрать поле RD;

  5. в строку Код поля после символов RD ввести имя и расширение файла.

Следует ввести столько полей {RD}, сколько имеется отдельных файлов, составляющих большой документ.

Для корректной работы поля {RD} в именах файлов не должно быть пробелов.

После ввода всех полей {RD} следует обычным образом вставить оглавление, перечень таблиц или предметный указатель командой Вставка/Оглавление и указатели.

Если будет включен режим отображения кодов полей, то вместо перечней на экране будут представлены их коды: поле {TOC} - для оглавления, поле {INDEX} - для предметного указателя.

Для просмотра текста перечня следует отключить режим отображения кодов полей.

3.3Работа в режиме главного документа


Хотя большой документ можно разделить на несколько меньших и работать с ними индивидуально, гораздо удобнее собрать эти отдельные документы в так называемый главный документ. Главный документ позволяет работать с отдельными файлами как с одним единым документом. Документы, вставленные в главный документ, называются вложенными документами. При работе с главным документом вложенные документы отображаются на экране как части главного документа, но реально хранятся в отдельных файлах. Главный документ, хотя и выглядит как полноценный документ, может вообще не содержать никакой информации, кроме ссылок на вложенные документы.

Создать главный документ можно “с нуля”, можно превратить существующий документ в главный документ, разбив его на отдельные документы, можно собрать главный документ из существующих документов.

В любом случае, при работе с главным документом используются панели инструментов Структура и Главный документ.


Рис. 5. 2 Панель инструментов “Главный документ”
Создание главного документа:


  1. Открыть существующий обычный документ или создать новый;

  2. Выбрать команду Вид/Главный документ;

  3. Поместить курсор в ту точку, где должен начинаться вложенный документ;

  4. Нажать кнопку Вставить вложенный документ на панели Главный документ;

  5. В диалоговом окне выбрать файл, в котором находится вложенный документ;

  6. Повторить пункты 3-5 для всех вложенных документов.


Работа с главным документом

После того, как главный документ создан, с ним можно работать в режиме просмотра Главный документ и в режиме просмотра Разметка страницы.

В первом режиме главный документ отображается как совокупность вложенных документов. Вложенные документы могут отображаться в виде значков (документы "свернуты"), либо могут быть "развернуты", тогда отображается текст документов. Для перехода от одного способа отображения к другому используется кнопка Свернуть/Развернуть на панели инструментов Главный документ.

В данном режиме можно реорганизовать структуру главного документа. Например, можно переупорядочить вложенные документы: выделить целиком вложенный документ и, щелкая на кнопках Переместить вверх и Переместить вниз на панели Структура, переместить вложенный документ на новое место. Удобнее выполнять эту операцию при свернутых документах.

В режиме просмотра Главный документ можно работать с каждым вложенным документом как с отдельным файлом: для этого нужно выполнить двойной щелчок на значке вложенного документа. Вложенный документ при этом открывается в отдельном окне и с ним можно выполнять любые действия по обработке документов. По окончании работы с вложенным документом его нужно закрыть обычным образом. Word вернется в окно главного документа.

В режиме просмотра Разметка страницы главный документ отображается как обычный единый документ, при этом каждый вложенный документ находится в отдельном разделе (вложенные документы предварительно следует развернуть). В данном режиме просмотра в главный документ можно вставлять оглавления, указатели, перекрестные ссылки и любые другие элементы. Используются при этом стандартные приемы, как при работе с единым документом. Сквозную нумерацию по всем вложенным документам таких объектов, как страницы, сноски и т.д., Word при этом будет обеспечивать автоматически.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   18




База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница