Организации хранения, комплектования, учета и использования документов



страница1/7
Дата14.08.2018
Размер1.42 Mb.
#43942
  1   2   3   4   5   6   7

Правила


организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом
Министерства культуры и
массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 18 января 2007 г. № 19


I. Общие положения
II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Фондирование архивных документов
Организация архивных документов в пределах архивного фонда
Нефондовая организация архивных документов
Обеспечение сохранности архивных документов
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Требования к зданиям и помещениям архива
Требования к архивохранилищу
Нормативные режимы хранения архивных документов. Противопожарный режим
Охранный режим
Температурно-влажностный режим
Световой режим
Санитарно-гигиенический режим
Оборудование архивохранилища средствами хранения
Организация хранения архивных документов в архивохранилище
Общие требования к размещению архивных документов
Размещение архивных документов обособленного хранения
Размещение фонда пользования
Размещение учетных документов
Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов
Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов
Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов
Учет физического и технического состояния архивных документов
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища
Сроки выдачи архивных документов
Оформление выдачи архивных документов
Выдача фонда пользования
Выдача описей дел, документов
Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище
Транспортировка и перемещение архивных документов
Выявление уникальных документов и особо ценных документов
Создание страхового фонда
Создание, комплект и состав фонда пользования
Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования
Передача страхового фонда на специальное хранение
Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации
Оформление временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации за рубеж
Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Единицы учета архивных документов
Система учетных документов архива
Общие требования к учетным документам архива
Общие требования к учетным базам данных
Учет поступления и выбытия архивных документов
Учет уникальных документов и особо ценных документов
Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
Учет архивных документов личного происхождения
Учет документов по личному составу
Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни
Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
Учет копий архивных документов на правах подлинников
Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов
Учет страхового фонда и фонда пользования
Учет музейных предметов и библиотечных фондов

IV. Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Источники комплектования архива
Списки источников комплектования архива
Порядок экспертизы ценности документов
Порядок приема архивных документов
Прием архивных документов от ликвидированных организаций
Передача архивных документов из архива в архив
Комплектование архивными документами из-за рубежа
Взаимодействие архива с источниками комплектования

V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Доступ пользователей к архивным документам
Организация работы по рассекречиванию архивных документов
Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам
Общие требования к описанию архивных документов
Опись дел, документов
Путеводители
Каталоги
Указатели и обзоры
Автоматизированный НСА
Формы использования архивных документов
Порядок исполнения запросов пользователей
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Возвращение подлинников архивных документов
Обслуживание пользователей в читальном зале
Инициативное информирование пользователей. Подготовка выставок и публикаций архивных документов

VI. Приложения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее - государственные органы), органов местного самоуправления и организаций.

1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

1.3. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.

1.4. Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

1.5. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами.

1.6. Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.



II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

2.1. В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.10.).

2.1.1. Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

2.2. По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

2.2.1. Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

2.2.3. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (см. п. 3.7.4.).

2.2.4. Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 5.3.2).

2.3. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

2.3.1. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2.3.2. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

2.3.3. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном п. 2.11.7.1. настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.



Фондирование архивных документов

2.4. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.4.1. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

2.4.2. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

2.5. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

2.6. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

2.7. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

2.8. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

2.8.1. В связи с принятием Конституции Российской Федерации в 1993 году:

2.8.1.1. новые архивные фонды составляют архивные документы:

органов законодательной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

органов исполнительной власти Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации;

глав (губернаторов) краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций;

отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции изменились;

органов судебной власти Российской Федерации;

органов местного самоуправления;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления;

2.8.1.2. единые архивные фонды составляют архивные документы:

отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов краев, областей, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округов РСФСР и соответствующих отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, г. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции остались без изменения;

органов судебной власти и прокуратур республик, краев, областей, гг. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов, городов и районов РСФСР и соответствующих органов судебной власти и прокуратур в республиках, краях, областях, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округах Российской Федерации, муниципальных районах и городских округах;

представительного и исполнительно-распорядительного органов муниципального поселения.

2.8.2. В связи с преобразованием муниципальных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного самоуправления.

Изменение границ муниципальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного самоуправления.

2.8.3. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации;

преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т.п.).

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную или муниципальную собственность.

2.8.4. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации.

2.8.5. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

2.8.6. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.





Организация архивных документов в пределах архивного фонда

2.9. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

2.9.1. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.








Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7




База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница