Порядок управления документацией



Скачать 118.59 Kb.
Дата08.10.2018
Размер118.59 Kb.

Типовая процедура

(здесь должно быть наименование или эмблема предприятия)




Порядок управления документацией в техническом архиве

Титульный лист

№ ПСК-014

Редакция: 1

Дата: 01.01.2009

стр. из



«Согласовано»

Представитель руководства по качеству.
__________________
«____»__________2009







«Утверждаю»

Генеральный директор

ОАО «Предприятие»

Ф.И.О.

__________________
«____»__________2009






Порядок управления документацией

в техническом архиве
ПСК-014






Разработано:

Менеджер по качеству
__________________
«____»__________20___г.


ПСК 014:







Контролируемый экземпляр










(№ копии)

(подлежит изменениям)

(оригинальная подпись инженера по стандартизации)










Информационный экземпляр









(только для информации)












содержание



ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ


1 область применения
2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
3 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4 ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ПОДЛИННИКОВ

ДОКУМЕНТОВ В ТА

5 РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ, ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ ПО «ИЗВЕЩЕНИЮ ОБ ИЗМЕНЕНИИ» И

хранение документов В ТА
6 РАССЫЛКА КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
7 ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ
8 ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ


  1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ


Приложение А Форма акта о передаче подлинников

конструкторской документации
10 Лист согласования

Лист регистрации изменений





№ изменения

Содержание изменения

Дата ввода в действие

Подпись отв.лица













1 Область применения
1.1 Настоящая процедура устанавливает порядок передачи подлинников документов в архив, их регистрации, учета, внесения изменений в подлинники, выдачи, хранения, восстановления права собственности, рассылки копий документов, ответственность и распространяется на деятельность следующих подразделений и должностных лиц: технический архив (далее-ТА), ОГК, ОГТ, инженер по стандартизации, менеджер по качеству.
2 Нормативные ссылки
2.1. В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты и нормативные документы:

1. Стандарты ЕСКД, ЕСТД.



2. ПСК-001 «Процедура по управлению документацией».

3 Общие положения


  1. Управление подлинниками документов производится в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД, ЕСТД, ПСК-001 и настоящей процедуры.




  1. К документации, подлежащей передаче в ТА относятся документы системы качества:

  • нормативные документы (технические условия);

  • конструкторская документация;

  • технологическая документация;

  • извещения об изменении документов;

  • протоколы испытаний, журналы регистрации данных испытаний;

  • документы заводских заказов.




  1. Подлинники документов, передаваемые на хранение в архив ТА должны быть пригодны для многократного снятия копий, и соответствовать требованиям ЕСКД, ЕСТД, ИСО 9001, ПСК-001.




  1. ТА входит в состав ОТК, а управление документацией в ТА осуществляет Инженер по стандартизации.




  1. Изменения в подлинники технологической документации вносит ОГТ, в остальную документацию вносит разработчик.

  1. Выдача подлинников технологической документации в ОГТ из ТА производится на основании проекта извещения об изменении с записью каждого документа в “журнале регистрации выдачи документов” и под роспись с указанием фамилии и даты.

  2. Возврат измененных (замененных) подлинников документов контролирует Инженер по стандартизации путем сравнения записей в журналах регистрации выдачи подлинников с целью сохранения комплектности документов.




  1. Размножение копий документов для рассылки производится на основании заказа заинтересованных подразделений и согласовывается с Менеджером по качеству.




  1. Рассылку копий документов производит Инженер по стандартизации согласно ПСК-001.

Перечень лиц, которым рассылается копии документов указан в приложении ПСК-001-01 в столбце №4.
4 Порядок передачи подлинников документов в ТА


  1. Подлинники всей документации СМК подлежат передаче на хранение в ТА.

  2. Передача подлинников документации: вновь разработанных или замененных, измененных или дополнительно разработанных листов оформляется актом передачи по форме Приложения А.

  3. Срок передачи подлинников документов в ТА - не позднее тридцати дней со дня утверждения. Дальнейшее хранение подлинников у разработчика запрещается.

Срок передачи журналов регистрации данных испытаний - пять дней после завершения его заполнения.

  1. В акте передачи подлинники документов перечисляются в порядке возрастания обозначений.

При передаче подлинников по извещению в акте указывается само извещение, и перечисляются все передаваемые подлинники документов.

  1. Передача подлинников документов от сторонних организаций (при необходимости) проводится в присутствии заинтересованных представителей ОАО «Предприятие» (ОГК, ОГТ).




  1. При приемке подлинников документации в ТА проверяется:

  • комплектность документов по акту;

  • пригодность для хранения и размножения;

  • наличие установленных надписей и дат.

Не допускается принимать документацию, не отвечающую требованиям ПСК-001 и МС ИСО 9001:2008


  1. После проверки подлинников по акту передачи, акт подписывают представитель подразделения-разработчика документов (сдающий) и инженер по стандартизации (принимающий).




  1. Акт передачи согласовывает инженер по стандартизации, утверждает главный конструктор или главный технолог, после чего документация считается принятой в ТА..




  1. По служебной записке непосредственно в ТА передаются подлинники конструкторских и технологических документов, разработанных для разовых заказов, отличающихся от основного проекта.

Срок передачи всех документов в ТА по служебной записке - по усмотрению разработчика, но не позднее тридцати дней со дня утверждения документов.
5 Регистрация, учет, внесение изменений и хранение документов в ТА


  1. Учет и хранение документации осуществляется в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД, ЕСТД и ПСК-001.




  1. Инженер по стандартизации регистрирует акты передачи, служебные записки и все документы, поступившие с ними в соответствии с требованиями ЕСКД и ЕСТД.




  1. Инвентарный номер, присвоенный документу по “инвентарной книге”

ОГТ вносит в боковой штамп каждого листа документа с указанием даты и подписи - один инвентарный номер независимо от количества листов.


  1. Инвентарные книги (одна или несколько) составляются по видам документов, указанных в п.2.1 настоящего стандарта. Допускается объединять несколько видов документов в одной инвентарной книге.




  1. Аннулированные или замененные хранятся отдельно от действующих.




  1. Подлинники сторонних организаций хранятся отдельно.




  1. Подлинники нормативных документов, а также документов, не относящихся непосредственно к продукции, хранятся отдельно.




  1. Секретные документы хранятся отдельно в сейфах.




  1. Выдача подлинников технологических документов из ТА в ОГТ для внесения в них изменений производится на основании проекта извещения ОГТ об изменении, подписанного разработчиком и проверяющим, с записью каждого документа в “журнале регистрации выдачи подлинников” под роспись получающих с указанием фамилии и даты.

Возврат выданных из ТА подлинников контролирует инженер по стандартизации при поступлении акта передачи извещения об изменении путем сравнения записи в “Инвентарной книге” и соответствующей записи в “журнале регистрации” выдачи подлинников, выполненной ранее.


  1. Все книги и журналы учета документов должны быть пронумерованы и прошнурованы. Срок их хранения не ограничивается.




  1. Срок хранения документов в ТА не ограничивается, если иное не указано в других документах.




  1. Инженер по стандартизации составляет и, по мере необходимости, обновляет “опись книг и журналов”.


6 Рассылка копий документов


  1. Перечень рассылки копий документов определяется разработчиком

документа, утверждается Представителем руководства по качеству и указывается в Приложении ПСК-001-01 в столбце №4.


  1. Размножение копий документов для рассылки производит инженер по стандартизации на основании Контрольного перечня документации СМК (Приложение ПСК-001-01).




  1. Рассылаемые копии маркируются и идентифицируются инженером по стандартизации в соответствии с требованиями ПСК-001 «Процедура управления записями».


7 Восстановление подлинников


  1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены согласно требованиям стандартов ЕСКД и ЕСТД на основании акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

  1. Акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинников, переданных в ТА, составляет в произвольной форме инженер по стандартизации, подписывает представитель подразделения-разработчика документа.

  2. Восстановление подлинников, переданных в ТА, производит подразделение-разработчик.

  3. Акт о списании испорченного или утерянного подлинника, полученного из ТА для внесения изменений, составляет подразделение, допустившее порчу или утерю, и восстановление подлинника производит это же подразделение. Акт также подписывает инженер по стандартизации.

  4. Акты списания подлинников документов утверждает Менеджер по качеству.

  5. Акты списания подлинников хранятся в ТА.




  1. Восстановленный подлинник действует на правах замененного подлинника.


8 Права собственности


  1. Документы, переданные на хранение в ТА, являются собственностью предприятия.




  1. Доступ посторонних лиц в помещения ТА допускается с письменного разрешения руководителя предприятия.




  1. Помещения ТА должны быть защищены охранными мерами.




  1. Передача подлинников и копий документов посторонним лицам (организациям) допускается только в следующих случаях:

  • по письменному разрешению Менеджера по качеству ОАО «Предприятие» на основании договора (контракта);

  • по письменному разрешению Генерального директора или заместителя Генерального директора по производству.




  1. Сведения о документах разглашению не подлежат.

При необходимости соблюдения режима особой секретности персонал ТА дает подписку о неразглашении сведений. Круг лиц, допущенных к таким документам, определяет отдельным списком Генеральный директор.
9 Ответственность

  1. Инженер по стандартизации (ТА) несет ответственность за:

  • сохранность;

  • правильный учет подлинников и адресную рассылку копий;

  • правильное внесение изменений в подлинники и своевременное восстановление их.

  1. Разработчики документов несут ответственность за:

  • качество передаваемых подлинников;

  • сохранность полученных из ТА документов.

  1. За умышленное нанесение вреда документам, безосновательную передачу подлинников или их копий посторонним лицам (организациям) ответственность устанавливается действующим законодательством РУз.


Приложение А

(рекомендуемое)



АКТ №_______ _________

(дата)


О передаче подлинников конструкторской

(или технологической) документации
_______________________________________________________________

(документ, на основании которого велась разработка)


Мы, нижеподписавшиеся, разработчик _________________________

(Ф.И.О.)


инженер по стандартизации ____________________________

(Ф.И.О.)


главный конструктор ____________________ составили настоящий акт о

(или главный технолог) (Ф.И.О.)

том, что нижеперечисленные подлинники документов на _______________ (изделие, система качества)

передаются в ТА от _______________________________

(подразделение)


Обозначение

Наименование

Формат

Кол-во

листов

Примечание













































Общее количество листов формата А4 ____________

Копии разослать: _______________________________
Сдано ____________ _________________________________

(подпись) (Ф.И.О. разработчика)

Принято ________ _________________________________

(подпись) (Ф.И.О. инженера по стандартизации) __________________________________________________________ (подпись) (Ф.И.О. главного конструктора)


10. Лист согласования
Заместитель генерального директора по производству
Заместитель генерального директора по экономике
Заместитель генерального директора по коммерции
Заместитель генерального директора по общим вопросам
Начальник юр.отдела



Не копировать!

Только для внутреннего использования в ОАО «Предприятие»!





Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница