Шаблон плана работы с диаграммой Ганта



Скачать 19.94 Kb.
Дата29.06.2022
Размер19.94 Kb.
#130961
sad2


как использовать шаблоны операций проекта как использовать шаблоны операций проекта 7. Как использовать шаблоны операций Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

В Smartsheet можно легко и эффективно управлять проектами. Убедитесь сами.

Smartsheet — облачная платформа, позволяющая рабочим группам и организациям планировать проекты, управлять ими и создавать отчёты, чтобы быстрее справляться с задачам и достигать большего. Оцените Smartsheet в действии.

Бесплатная демонстрация

Что такое план проекта?


План проекта предназначен для отображения области обхвата проекта, облегчения общения между заинтересованными лицами и отслеживания запланированных мероприятий и решений. Это постоянно изменяющийся документ, который включается в себя список заинтересованных лиц, заявление об области охвата проекта, график проекта, базовые затраты, базовый план управления и план распространения информации. Все эти компоненты могут меняться по мере продвижения проекта. Важно отметить, что план проекта – это не просто временная шкала проекта, хотя такая шкала является важной частью плана.

План проекта должен всегда создаваться перед началом нового проекта. Начните с того, что вы хотите добиться от этого проекта, а затем выделите более мелкие задачи, которые необходимо выполнить для достижения ваших целей. Затем, как только у вас появилось общее представление о всех задачах, вы можете начать думать о составлении графика, определении бюджета, ресурсов и т.д.

Как минимум план проекта должен отвечать на следующие вопросы:

Почему? – Почему мы начинаем работу над этим проектом? Какую проблему должен этот проект решить?


Что? – Над чем мы работаем? Что представляют собой наши основные конечные результаты и цели?
Кто? – Кто будет принимать участие в этом проекте и каков объём их обязанностей?
Когда? – Когда проект должен начаться и завершиться? Каковы основные вехи?
Какова цель плана проекта?
Проектный план – один из самых важных элементов успешного проекта. План используется для документирования и распространения информации об ожиданиях, для отслеживания графика и реализации проекта, а также для определения и управления рисками. Таким образом, план проекта представляет собой дорожную карту для всех участников проекта.

Наличие проектного плана влечёт за собой три больших преимущества:

Улучшение общения: очертив свой план для всех участников проекта, вы обеспечиваете получение отзывов заинтересованных лиц о продвижении проекта в верном направлении на самых ранних этапах. План проекта также помогает облегчить управление ожиданиями, позволяя обновлять прогресс в достижении вех и сроков выполнения по мере продвижения проекта.
Увеличение прозрачности: имея проектный план, заинтересованные лица и члены команды всегда точно знают, где искать необходимые данные для любого этапа проекта. Ожидания и временная шкала проекта чётко прописаны в плане, так что всем известно о приоритетах и целях проекта.
Усиление структурированности: многие проекты содержат десятки задач, зависимостей и вех, отслеживать прогресс которых может быть очень трудно. Проектный план заставляет продумать время выполнения для каждой задачи, а также, как это время повлияет на весь проект. Вы всегда будете знать, сколько ещё времени необходимо провести над каждой задачей и сколько других задач вы можете выполнить одновременно. Важная задача в управлении проектом, да и вообще в менеджменте - четко определить, кто за что отвечает. Именно для этого и применяется инструмент «матрица ответственности».

По вертикали в матрице отражаются только основные работы проекта, но с достаточной степенью детализации для обеспечения возможности указывать разные функции, необходимые для выполнения этих работ. Когда речь идет о крупных проектах и программах, может возникнуть необходимость разработать несколько матриц ответственности с различной степенью детализации.

По горизонтали в матрице перечисляются группы/ роли внутри проектной команды. Обратите внимание на то, что в матрице ответственности группы/роли, а не имена и фамилии отдельных членов коллектива. Персональное закрепление проектных работ производится позднее, на этапе разработки расписания проекта.

Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Она представляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в их выполнении. Матрица содержит структура разбиения (декомпозизия) работСРР по одной оси, список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ, - по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности ( из заранее определенного списка) и ( или) стоимость работ.

Как работы, так и роли можно указывать с разной степенью детализации. Так, можно написать «специалисты компании», а можно расписать всех поименно. На ранних стадиях жизненного цикла проекта обычно строят укрупненную матрицу ответственности, на более поздних - детальную.

На пересечениях работ и ролей обозначают, имеет ли отношение данный человек к этой работе, и, если имеет, то какое. В литературе можно встретить множество обозначений, например, такие как «генератор идей». Однако, на наш взгляд, это создает излишнюю путаницу и усложняет применение инструмента. Практика показывает, что достаточно следующих понятий:

• Ответственный. Для каждой работы обязательно должен быть указан один и только один ответственный.
• Исполнители. Их может быть несколько, а может быть так, что сам ответственный является и исполнителем. Т.е. в одной ячейке может быть более одного обозначения.
• Утверждающий. Тот человек, который утверждает некоторый документ (если данная работа связана с созданием документа). Он может быть только один.
• Согласующий. Тот человек, который участвует в согласовании некоторого документа (если данная работа связана с созданием доку- мента).Их может быть несколько.
Высшее

руководство

Куратор

проекта


Проектный офис

Менеджер проекта

Команда проекта

Организации-

подрядчики

Бизнес-планирование

У

С

С



0,И

И

Разработка устава проекта



У

С

С



0,И

И

С



Выпуск приказа о запуске проекта

У

0,С



С

И

Пример



Заметим, что матрица ответственности может применяться не только в управлении проектами, но и в других сферах:

• В процессном управлении, там ее называют матрицей ответственности по бизнес-процессу.


• При описании работы подразделения может строиться матрица ответственности по нему, где с одной стороны перечисляют должности, входящие в подразделение, а с другой - функции данного подразделения.
• Использование матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ. Она предоставляет формат для назначения подразделениям ответственности за реализацию каждого из элементов программы с указанием роли каждого из подразделений в выполнении той или иной работы.
• Использование матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ. Она предоставляет формат для назначения подразделениям ответственности за реализацию каждого элемента программы с указанием роли подразделений в выполнении той или иной работы.
Структурная схема организации (ССО) и матрица ответственности являются двумя инструментами, призванными помогать менеджеру в создании сильной команды. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СРР.

При переходе от функциональной структуры к матричной повышается ответственность за качество продукции линейных руководителей, появляется возможность четкого разграничения их прав, обязанностей и ответственности за выполнение конкретных задач по управлению качеством продукции. Это позволяет построить так называемую матрицу ответственности руководителей всех структурных подразделений.

Ответственность, полномочия и взаимодействие персонала должны быть четко и полностью определены. Для этого необходимо, чтобы по каждой функции, задаче и процедуре обеспечения качества были определены ответственные за ее выполнение и порядок взаимодействия. Полномочия работника должны позволять ему принимать меры для решения задач в рамках возложенной на него ответственности. На каждом заводе разрабатывается наглядная матрица ответственности и полномочий работников всех уровней производства. Важная задача в управлении проектом, да и вообще в менеджменте - четко определить, кто за что отвечает. Именно для этого и применяется инструмент «матрица ответственности».

По вертикали в матрице отражаются только основные работы проекта, но с достаточной степенью детализации для обеспечения возможности указывать разные функции, необходимые для выполнения этих работ. Когда речь идет о крупных проектах и программах, может возникнуть необходимость разработать несколько матриц ответственности с различной степенью детализации.

По горизонтали в матрице перечисляются группы/ роли внутри проектной команды. Обратите внимание на то, что в матрице ответственности группы/роли, а не имена и фамилии отдельных членов коллектива. Персональное закрепление проектных работ производится позднее, на этапе разработки расписания проекта.

Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Она представляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в их выполнении. Матрица содержит структура разбиения (декомпозизия) работСРР по одной оси, список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ, - по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности ( из заранее определенного списка) и ( или) стоимость работ.

Как работы, так и роли можно указывать с разной степенью детализации. Так, можно написать «специалисты компании», а можно расписать всех поименно. На ранних стадиях жизненного цикла проекта обычно строят укрупненную матрицу ответственности, на более поздних - детальную.

На пересечениях работ и ролей обозначают, имеет ли отношение данный человек к этой работе, и, если имеет, то какое. В литературе можно встретить множество обозначений, например, такие как «генератор идей». Однако, на наш взгляд, это создает излишнюю путаницу и усложняет применение инструмента. Практика показывает, что достаточно следующих понятий:

• Ответственный. Для каждой работы обязательно должен быть указан один и только один ответственный.
• Исполнители. Их может быть несколько, а может быть так, что сам ответственный является и исполнителем. Т.е. в одной ячейке может быть более одного обозначения.
• Утверждающий. Тот человек, который утверждает некоторый документ (если данная работа связана с созданием документа). Он может быть только один.
• Согласующий. Тот человек, который участвует в согласовании некоторого документа (если данная работа связана с созданием доку- мента).Их может быть несколько.
Высшее

руководство

Куратор

проекта


Проектный офис

Менеджер проекта

Команда проекта

Организации-

подрядчики

Бизнес-планирование

У

С

С



0,И

И

Разработка устава проекта



У

С

С



0,И

И

С



Выпуск приказа о запуске проекта

У

0,С



С

И

Пример



Заметим, что матрица ответственности может применяться не только в управлении проектами, но и в других сферах:

• В процессном управлении, там ее называют матрицей ответственности по бизнес-процессу.


• При описании работы подразделения может строиться матрица ответственности по нему, где с одной стороны перечисляют должности, входящие в подразделение, а с другой - функции данного подразделения.
• Использование матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ. Она предоставляет формат для назначения подразделениям ответственности за реализацию каждого из элементов программы с указанием роли каждого из подразделений в выполнении той или иной работы.
• Использование матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ. Она предоставляет формат для назначения подразделениям ответственности за реализацию каждого элемента программы с указанием роли подразделений в выполнении той или иной работы.
Структурная схема организации (ССО) и матрица ответственности являются двумя инструментами, призванными помогать менеджеру в создании сильной команды. ССО является описанием организационной структуры, необходимой для выполнения работ, определенных в СРР.

При переходе от функциональной структуры к матричной повышается ответственность за качество продукции линейных руководителей, появляется возможность четкого разграничения их прав, обязанностей и ответственности за выполнение конкретных задач по управлению качеством продукции. Это позволяет построить так называемую матрицу ответственности руководителей всех структурных подразделений.



Ответственность, полномочия и взаимодействие персонала должны быть четко и полностью определены. Для этого необходимо, чтобы по каждой функции, задаче и процедуре обеспечения качества были определены ответственные за ее выполнение и порядок взаимодействия. Полномочия работника должны позволять ему принимать меры для решения задач в рамках возложенной на него ответственности. На каждом заводе разрабатывается наглядная матрица ответственности и полномочий работников всех уровней производства.
Скачать 19.94 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:




База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница