Совершенствование закупочной деятельности предприятия на основе разработки и внедрения базы данных



Pdf просмотр
страница4/7
Дата08.09.2022
Размер1.76 Mb.
#131032
1   2   3   4   5   6   7
ГРАФИКИ ДЛЯ ПЕРВЫХ ЛЕКЦИЙ ВЗЯТЬ
для практички можно брать
Справочно: прибыль от продаж на рубль, вложенный в производство и реализацию продукции
(работ, услуг)
(стр. 2220 / стр. 2110) ×
100%
1,72% 2,26%



36
Продолжение таблицы 2.6 1
2 3
4 5
Рентабельность активов стр. 2400 / стр. 1600 2,54% 3,30%
4% и более
Рентабельность активов стр. 2400 / стр. 1600 2,54% 3,30%
4% и более
Рентабельность производственных фондов стр. 2300 / (стр. 1100 + стр. 1210 + стр. 1220)
5,18% 6,52%

Из таблицы 2.6 видно, что по всем показателям рентабельности наблюдается тенденция роста, что является положительным результатом. Однако следует отметить, что в целом рассчитанные показатели не соответствуют норме.
Далее в таблице 2.7 рассчитаны показатели оборачиваемости ряда активов, характеризующие скорость возврата авансированных на осуществление предпринимательской деятельности денежных средств, а также показатель оборачиваемости кредиторской задолженности при расчетах с поставщиками и подрядчиками.
Таблица 2.7 – Показатели деловой активности за 2017-2018 гг.
Показатель
Формула расчета (исходя из кода строк бухгалтерской отчетности)
2017 2018
Нормальное значение для данной отрасли
Значение коэффициента
В днях
Значение коэффициента
В днях
Оборачиваемость оборотных активов стр. 2110 / стр.
1200 2,10 174 2,07 176 104 и менее дн.
Оборачиваемость запасов стр. 2110 / (стр.
1200 / 2)
9,25 39 9,14 40 32 и менее дн.
Оборачиваемость дебиторской задолженности стр. 2110 / (стр.
1230 / 2)
9,93 37 9,83 37 43 и менее дн.
Оборачиваемость кредиторской задолженности стр. 2110 / (стр.
1520 / 2)
4,28 85 4,23 86

Оборачиваемость активов стр. 2110 / (стр.
1600 / 2)
4,19 87 4,14 88
Не более
157 дн.
Оборачиваемость активов стр. 2110 / (стр.
1600 / 2)
4,19 87 4,14 88
Не более
157 дн.
Оборачиваемость собственного капитала стр. 2110 / (стр.
1300 / 2)
211,25 2
197,14 2

Данные об оборачиваемости активов в течение анализируемого периода свидетельствуют о том, что организация получает выручку, равную сумме всех


37 имеющихся активов за 87 и 88 календарных дней в 2017 и 2018 гг. соответственно. При этом требуется 40 дней, чтобы получить выручку равную среднегодовому остатку материально-производственных запасов.
По результатам анализа финансово-хозяйственной деятельности можно сделать вывод, что к показателям, имеющим позитивные значения, можно отнести, во-первых, чистые активы, превышающие уставный капитал в несколько раз, во-вторых, положительные значения прибыли от продаж, в-третьих, положительный финансовый результат по итогам анализируемого периода.
Однако показатели ликвидности, рентабельности и деловой активности характеризуют финансовое положение организации не с лучшей стороны.
ООО «Пекарня Родино» имеет классическую линейно-функциональную организационную структуру, характеризующуюся наличием вертикальных связей между уровнями управления (Приложение 2). Основные подразделения находятся в подчинении исполнительного директора, который в свою очередь выполняется указания управляющего директора. На исполнительного директора возлагается ответственность осуществления контроля над функционированием всей организации в целом, ее отделов и сотрудников. Кроме того, он отвечает за рациональное использование материальных и трудовых ресурсов предприятия, улучшение условий и охрану труда.
В организации функционируют следующие структурные подразделения:

отдел продаж;

производственный отдел;

экономический отдел;

технический отдел;

отдел материально-технического обеспечения;

отдел кадров;

ИТ-отдел.
Деятельность отдела продаж направлена на осуществление сбыта готовой продукции, разработку ценовой политики, а также организацию работы с клиентской базой. В подчинении руководителя отдела продаж находится


38 торговый представитель, основной задачей которого является организация продаж на конкретной территории, а также экспедиция, через которую непосредственно осуществляется реализация готовых хлебобулочных изделий на другие предприятия.
Производственный отдел занимается непосредственно замесом теста, формовкой и выпечкой хлебобулочных изделий согласно предоставленным заявкам от заказчиков. В состав сотрудников производственного блока входит технолог, разрабатывающий оригинальную рецептуру; пекари и тестоводы, занимающиеся изготовлением продукции; кладовщики и грузчики, а также уборщики производственных помещений. Все вышеперечисленные сотрудники подчиняются непосредственно руководителю производственного отдела.
Экономический отдел организации представлен бухгалтерией во главе с главным бухгалтером, который ведет учет наличия средств и сырья, выделенных в распоряжение пекарни, а также отвечает за их сохранность и уровень использования. Кроме того, главный бухгалтер занимается реализацией финансового плана, следит за финансовым состоянием предприятия, ведет работу по организации расчетов с поставщиками и финансовыми органами, организует первичный учет расходования сырья и денежных средств. В подчинении главного бухгалтера находятся несколько кассиров.
Технический отдел отвечает за поддержание хлебопекарного оборудования, а также автотранспорта для перевозки готовой продукции в исправном состоянии.
Приоритетной задачей отдела является обеспечение развития производственной базы, а также доставка готовой продукции в торговые точки. В подчинении руководителя технического отдела находятся следующие сотрудники: автомеханик, электрик, электромонтер и оператор котельной.
Целью отдела материально-технического обеспечения является организация бесперебойного потока любого вида ресурсов надлежащего качества и в необходимом объеме, поступающими от квалифицированного и надежного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по выгодной цене. От того, насколько отлажен механизм функционирования данного отдела, зависит эффективность


39 деятельности организации в целом. Основными сотрудниками являются менеджер по закупкам и менеджер по логистике.
Менеджер по закупкам обязан: контролировать наличие ресурсов на складе и следить за их своевременным пополнением; проводить работу по оценке и отбору поставщиков и налаживать связи с ними; анализировать способы осуществления закупок и выбирать наиболее приемлемые; составлять заказы поставщикам, отслеживать выполнение заказа и обеспечивать документальное оформление сделок; контролировать уровень качества продукции. Менеджер по логистике занимается организацией и координированием перевозок, а именно разрабатывает оптимальные маршруты и анализирует способы доставки готовой продукции заказчикам, составляет бюджет на логистику и контролирует его выполнение. В целом задачу данного специалиста можно сформулировать как поиск оптимальных путей сокращения финансовых расходов на транспортировку продукции.
Отдел кадров отвечает за обеспечение организации трудовыми ресурсами.
Специалист по кадрам занимается непосредственно поиском, набором и наймом персонала в соответствии с требованиями конкретной должности, ведет учет личного состава организации, формирует необходимую документацию и отчетность.
Отдел информационных технологий поддерживает работоспособность информационных систем и программ, а также отвечает за исправную работу компьютерного оборудования. Программист занимается разработкой и внедрением различных программ, подключением устройств и оборудования и регулярной проверкой его работы, обеспечивает ведение баз данных, обучает сотрудников основам компьютерной грамотности и работе с программными средствами. Системный администратор устанавливает операционные системы на серверы и рабочие станции, регистрирует сотрудников в локальной сети, назначает идентификаторы и пароли, устанавливает права доступа, обеспечивает защиту от несанкционированного доступа к информации организации.


40
После тщательного анализа деятельности организации, ее финансового состояния, а также характеристики организационно-функциональной структуры, необходимо подробно исследовать процесс управления закупками и все связанные с ним информационные потоки. Для этого следует построить модель рассматриваемого процесса с помощью соответствующих программных средств, позволяющих наглядно отразить внешние взаимодействия организации, а также основные внутренние бизнес-процессы.
2.2 Исследование процесса управления закупками на предприятии
ООО «Пекарня Родино» имеет достаточно широкую географию перевозок и является поставщиком хлебопекарной продукции нескольких десятков организаций, в том числе больниц и крупных продовольственных магазинов, расположенных не только на территории Родинского района, но и далеко за его пределами. Предприятие должно функционировать стабильно, чтобы в сроки осуществлять доставку продукции заказчикам. Для этого необходимо наладить процесс управления закупками, который представляет собой фундамент закупочной деятельности организации. Проанализируем и построим модель процесса управления закупками в ООО «Пекарня Родино».
Любая организация неразрывно связана с внешней средой. Внешними контрагентами ООО «Пекарня Родино» являются:

клиенты (заказчики);

поставщики;

партнеры (оценочные и страховые компании, автосалоны, банки);

органы государственного управления.
Для более наглядного взаимодействия компании с внешними контрагентами с помощью DFD-диаграммы была создана модель, отражающая данный процесс (рисунок 2.2).


41
Рисунок 2.2 – Взаимодействие предприятия с внешними контрагентами
Взаимодействие организации с клиентами осуществляется путем получения заказов на поставку хлебопекарной продукции, а также оказания им других сопутствующих услуг. Сотрудничество организации с партнерами предполагает, например, получение выгодных предложений о процентных ставках по кредитам, также непосредственное получение кредита в банке. Кроме того, для обеспечения перевозок необходимо достаточное количество автомобилей, что приводит к взаимодействию с автосалонами.
Взаимодействие компании и органов государственного управления возникает, в общем виде, в процессе регулирования деятельности компании на основе ГОСТов, стандартов, нормативных документов. Для бесперебойной работы предприятия необходима стабильная поставка ресурсов различного вида, поэтому важнейшим контрагентом являются поставщики, которые поставляют оборудование, сырье и материалы и т.д.
Прежде чем перейти к моделированию процесса управления закупками проанализируем деятельность организации в целом. В данном случае можно выделить три основных бизнес-процесса:

принятие заказа от клиента;

выполнение заказа;


42

расчет с заказчиком.
Для функционального моделирования бизнес-процессов была использована методология IDEF0 «AS IS» («как есть»), направленная на описание деловых процессов, протекающих в объекте автоматизации. Модель в IDEF0 представлена в виде совокупности иерархически упорядоченных и логически связанных диаграмм [57].
Перейдем к построению контекстной диаграммы, которая описывает основное назначение моделируемого объекта (рисунок 2.3) [26].
Рисунок 2.3 – Контекстная диаграмма А-0 «Деятельность ООО
«Пекарня Родино» в нотации IDEF0
Входными данными для процесса являются заявки клиентов на поставку хлебобулочной продукции.
Выходными данными процесса выступает акт о выполненных обязательствах по договору, а также непосредственно договор.
Деятельность ООО «Пекарня Родино» регулируется различными федеральными законами, а также постановлениями правительства Российской
Федерации. Изготавливаемая продукция должна соответствовать ГОСТам и


43 требованиям стандарта качества. Механизмом данного процесса является непосредственно персонал компании, а также оборудование, без которого невозможно выполнить заказ (хлебопекарные печи, тестомесы и т.д.).
Теперь перейдем к функциональной декомпозиции, которая предполагает разбиение системы на крупные фрагменты (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 – Диаграмма А-0: декомпозиция контекстной диаграммы
Входными данными для работы «Принятие заказа от клиента» являются заявки клиентов поставку продукции. На данном этапе заказы проходят обработку, после чего переходят на работу «Выполнение заказа», где идет сам процесс изготовления хлеба.
Работа «Расчет с заказчиком» предполагает доставку, отгрузку, оплату и закрытие заявки. На вход поступает продукция, готовая к отправке по заданному маршруту. В качестве выходных данных выступает акт о выполненных обязательствах. В качестве управления выступает разного рода нормативная документация, а также ГОСТы, требования к качеству продукции, стандарты составления договора и т.д. Механизмом работ является непосредственно


44 персонал (работники производственных цехов, бухгалтер и т.д.), а также оборудование, необходимое для изготовления качественного хлеба.
После декомпозиции контекстной диаграммы проведем декомпозицию отдельного взятого блока на более мелкие фрагменты. Поскольку нас интересует моделирование процесса управления закупками, то необходимо детализировать работу «Выполнение заказа» на следующие функциональные блоки: закупка ресурсов, замес и созревание опары, замес и брожение теста, разделка теста, выпечка и укладка, отправка на реализацию (рисунок 2.5).
Рисунок 2.5 – Диаграмма декомпозиции работы «Выполнение заказа»
Данный этап декомпозиции показывает, на какой стадии функционирования предприятия возникает потребность в закупке ресурсов. Теперь перейдем непосредственно к изучению и моделированию процесса управления закупками.
Для начала рассмотрим его окружение, то есть укажем входы и выходы процесса, а также его поставщиков и клиентов (рисунок 2.6).


45
Рисунок 2.6 – Окружение процесса «Управление закупками в ООО «Пекарня
Родино» в нотации DFD
Внутренними поставщиками являются исполнительный директор, производственный и экономический отделы, а также отдел материально- технического снабжения.
Внешними поставщиками процесса являются контрагенты, предлагающие свои услуги. Кроме того, контрагенты являются еще и клиентами процесса, так как они получают от организации информацию об условиях поставок, заключения договоров и т.д. Другими клиентами являются исполнительный директор, склад, а также экономический отдел.
После анализа окружения процесса закупок в ООО «Пекарня Родино» для более полного его понимания и наглядного представления выполним декомпозицию данного процесса, включающую 5 основных этапов закупочной деятельности предприятия, а именно:

планирование закупок;

выбор поставщика;

заключение договора;

приемка сырья на склад;

мониторинг поставщиков (рисунок 2.7).


46
Рисунок 2.7 – Диаграмма детализации блока «Закупка ресурсов»
Проанализируем более подробно информацию, поступающую на вход процесса:

смета расходов – представляет собой план расходов на осуществление предстоящих поставок ресурсов;

нормы расхода ресурсов – один из ключевых показателей работы производственного предприятия, отражающий максимальные допустимые затраты на изготовление единицы продукции;

заявки от структурных единиц – обычно содержат информацию о потребности в ресурсах на определенный период.
Выходной информацией процесса является, во-первых, сопроводительная документация, содержащая важную информацию, как для внешних контрагентов, так и для экономического отдела организации, во-вторых, список утвержденных поставщиков, который подвергается дальнейшему анализу с целью выбора наиболее подходящего поставщика из нескольких возможных, в-третьих, рейтинг поставщиков, который составляется отделом материально-технического обеспечения с целью понимания уровня надежности поставщика и возможностей дальнейшего сотрудничества с ним.


47
Управляющие воздействия представлены в виде ГОСТов, стандартов качества, а также нормативной документации, а именно положениями по бухгалтерскому учету, правилами приемки сырья и т.д. Механизмами реализации процесса являются внутренние подразделения организации, а именно отдел материально-технического обеспечения, производственный и экономический отделы.
Рассмотрим более подробно, как осуществляется процесс закупки ресурсов в ООО «Пекарня Родино» [30].
Первый этапом является планирование закупок, которое осуществляется сотрудниками отдела материально-технического обеспечения. Результатом является план закупок, представляющий собой документ, содержащий основные сведения о потребности организации в ресурсах на определенный период.
Затем возникает необходимость в выборе наиболее подходящего поставщика. Для этих целей все поставщики проверяются по базам Единого государственного реестра юридических лиц и реестра недобросовестных поставщиков. Кроме того, если организация уже сотрудничала с поставщиком, то анализируются отчеты по работе с ним. Работу по выбору поставщика также выполняет отдел материально-технического снабжения, однако решение принимается совместно с исполнительным директором. Результатом данного этапа является список утвержденных поставщиков.
Оформление договора на поставку ресурсов осуществляется следующим образом: менеджер по закупкам определяет все необходимые составляющие договора на поставку (параметры заказа, информацию о поставщике и т.д.) и передает его для согласования в экономический отдел. После утверждения договора главным бухгалтером и внесения необходимых поправок, документ направляется на утверждение исполнительному директору. Затем утвержденный договор на поставку отправляется поставщику. Перед заключением договора необходима процедура согласования условий договора с выбранным поставщиком. Результатом работы на данной стадии является документация, необходимая для осуществления закупочной деятельности.


48
При прибытии сырья и материалов осуществляется их тщательная проверка на соответствие качеству и технологическим нормам производства. Приемка происходит по следующей схеме: кладовщик на основании накладной на разгрузку сопоставляет прибывший груз. В случае обнаружения брака составляется акт несоответствия и ведутся переговоры с поставщиком. Далее пакет документов, содержащий приложение к договору, товарную накладную, счет-фактуру, направляется в экономический отдел. Главный бухгалтер на основании полученных документов оприходует ТМЦ, внося запись в базу «1С».
По результатам работы с поставщиком составляется соответствующий отчет, который является основанием для дальнейшего мониторинга.
Менеджер по закупкам оценивает поставщиков в соответствии с их деятельностью, основываясь на их надежности и квалификации, выполнении обязательств по договору, качестве поставляемых ресурсов, предоставляемый сервис и т.д. По итогам мониторинга и анализа составляется рейтинг поставщиков, позволяющий на основе оценок определить лучших поставщиков и в дальнейшем сократить время, которое менеджер по закупкам тратит на выбор поставщика и его утверждение.
Таким образом, мы еще раз убедились, что процесс управления закупками в
ООО «Пекарня Родино» играет значительную роль, поскольку без своевременно поставляемых ресурсов невозможно организовать стабильный производственный процесс. Декомпозиция основного процесса показала, что в ходе осуществления закупочной деятельности организация неизбежно сталкивается с выбором поставщиков ресурсов. Выбор поставщика – очень важный момент, поскольку от его надежности зависит бесперебойная поставка сырья. Мониторинг поставщиков, анализ и оценка их деятельности – достаточно ответственная и трудоемкая работа. В рассматриваемой организации менеджер по закупкам выполняет данную работу в среде MS Excel, что, безусловно, неудобно, так как возникают сложности с ориентацией среди большого объема информации, поэтому необходима автоматизация данного процесса не только с целью


49 экономии времени сотрудников, но и совершенствования закупочной деятельности в целом.
2.3 Анализ ИТ-инфраструктуры предприятия
Структурные подразделения ООО «Пекарня Родино» оснащены с помощью аппаратного обеспечения, представленного в таблице 2.8.
Таблица 2.8 – Аппаратное обеспечение ООО «Пекарня Родино»
Наименование оборудования
Количество, всего
(шт.)
Цена
(руб./шт.)
Моноблок ASUS V222GBK-WA008D 90PT0222-
M00530 13 42 300
Ноутбук Lenovo IdeaPad 330-15AST
3 21 250
Мышь беспроводная Aceline WM-8001 16 450
Клавиатура DEXP K-501BU
13 399
Телефон проводной Ritmix RT-320 8
690
Принтер Samsung Xpress M2020 5
5 590
Сканер Canon CanoScan LiDE300 5
4 490
Сервер HP Proliant DL20 G9 (871429-B21)
2 75 700
Точка доступа TP-LINK TL-WA801ND
2 1 450
Сетевой адаптер PowerLine TP-LINK TL-PA4010PKIT
Ethernet
1 2 570
Коммутатор TP-LINK TL-SF1008D
1 540
Камера видеонаблюдения Ucontrol QSD2841465 6
1 700
Компьютерное и периферийное оборудование ООО «Пекарня Родино» объединено в единую локальную сеть, которая обеспечивает предоставление совместного доступа ко всем ресурсам сети, а также выход в Интернет, что повышает эффективность работы организации в целом и положительно влияет на производительность труда персонала.
Компьютерная сеть организована с помощью типологии «Звезда-Шина», которая обеспечивает превосходную надежность работы сети, поскольку сбой в работе одного компьютера не оказывает негативного воздействия на функционирование других устройств. Кроме того, такая среда передачи


50 информации является сравнительно недорогой и относительно простой в использовании.
Организация имеет несколько файловых серверов, обеспечивающих хранение разнородной информации, которая используется различными пользователями. Кроме того, права доступа каждого конкретного компьютера ограничены на уровне паролей и идентификаторов, которые привязаны к отдельному сотруднику. Проанализируем программные продукты, используемые сотрудниками отдела материально-технического снабжения.
Microsoft Office 2007 – офисный пакет приложений, которые предназначены главным образом для работы с разными типами документов, а именно текстами, таблицами, базами данных и т.д. На компьютерах сотрудников установлена версия «Professional», включающая следующие программные продукты: MS
Excel, MS Word, MS Outlook, MS PowerPoint и MS Access. Чаще всего сотрудники отдела используют в каждодневной работе MS Excel, поскольку основные сведения о поставщиках, а именно даты и объемы поставок, номера договоров, адреса и другая информация хранится и обрабатывается именно в среде MS
Excel. Основная отчетность составляется в среде MS Word [37].
Основными поисковыми системами, используемыми в организации, являются Google Chrome и Opera, позволяющие найти перспективных новых поставщиков и наладить связи с ними.
Менеджер по логистике часто использует приложение 2ГИС, представляющее собой крупнейший онлайн-справочник с картами городов и населенных пунктов. В целом, приложение позволяет выстроить наиболее оптимальные маршруты перевозок.
Исполнительный директор иногда для переговоров с потенциальными поставщиками или вышестоящим руководством использует корпоративный месседжер от Microsoft, а именно Skype for Business, который совместим со всеми современными коммуникационными технологиями. Основные инструменты интегрированы с интерфейсом Office, что во многом упрощает работу с


51 программой и позволяет мгновенно обмениваться сообщениями, организовывать чат, аудио и видео звонки и т.д.
Для организации работы с электронной почтой на предприятии установлен программный продукт «The Bat!». Главными задачи приложения является сохранение конфиденциальной переписки, а также удобство и экономия времени.
Основными методами защиты информации в данном случае является шифрование трафика при помощи протоколов SSL/TLS. Кроме того, письма хранятся непосредственно на компьютере, а не в облачных хранилищах, что снижает риск просмотра сообщений третьими лицами.
Нередко потенциальные поставщики или клиенты присылают документы в формате PDF, поэтому для просмотра таких документов на компьютерах сотрудников установлен бесплатный инструмент международного стандарта
Adobe Acrobat Reader DC, с помощью которого можно просматривать, подписывать, печатать, вносить поправки и обмениваться файлами PDF. Для обеспечения безопасной работы операционной системы используется антивирусное программное обеспечение ESET NOD32, работа которого направлена на определение таких угроз, как троянские программы, черви и т.д.
Основной информационной системой ООО "Пекарня Родино" является «1С:
Предприятие 8.3», которая предназначена для полной автоматизации бухгалтерского и налогового учета. На предприятии используется наиболее распространенная конфигурация «1С:Бухгалтерия». Данная конфигурация используется с самого начала деятельности организации и полностью адаптирована под ее нужды.
Информационная система реализует ведение основных разделов оперативного управленческого учета и всех разделов бухгалтерского учета.
Оперативный учет ведется с высокой степенью детализации и автоматизации учетных процессов и предполагает учет производственных операций, расчетов с контрагентами, а также складской учет.
Учет расчетов с контрагентами включает [39]:

учет продаж готовой продукции;


52

передачу на реализацию продукции и товаров;

гибкий механизм ценообразования;

учет заявок на поставку продукции клиентом и контроль исполнения;

резервирование продукции на складе по заявке;

формирование заказов поставщикам и контроль поставок;

проведение взаимозачетов.
Складской учет предполагает [39]:

учет складских запасов и движения продукции, материалов и товаров;

партионный учет стоимости материалов и товаров и др.
Бухгалтерский учет включает [39]:

учет расчетов с подотчетными лицами;

учет начисления и выплаты заработной платы;

учет основных средств и нематериальных активов;

учет банковских и кассовых операций и др.
Кроме того, в данной конфигурации заложена функция формирования отчетности, содержащей разноплановую информацию, например, по остаткам складских запасов, незавершенного производства, задолженности контрагентов и т.д. Также присутствует возможность проведения детального анализа себестоимости продукции, взаиморасчетов, планов и т.п.
После анализа имеющегося в организации программного обеспечения, были выявлены следующие проблемы в области информационной поддержки закупочной деятельности ООО «Пекарня Родино»:

отсутствие единой базы данных поставок;

сложность анализа работы с поставщиками;

неупорядоченность и хранение больших объемов информации на бумажных носителях;

несовершенная система электронного документооборота.


53
Таким образом, мы пришли к выводу о необходимости автоматизации процесса управления закупками, который, несомненно, является неотъемлемой частью функционирования любого производственного предприятия. Для устранения вышеуказанных проблем было принято решение о разработке базы данных по учету поставок.


54 3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ ДЛЯ ООО «ПЕКАРНЯ
РОДИНО»
3.1 Постановка задачи и разработка технического задания
Результаты анализа процесса управления закупками в ООО «Пекарня
Родино» позволяют сделать вывод о том, что данный процесс нуждается в автоматизации, а именно в автоматизации работы с поставщиками, поскольку от правильного подбора и оценки поставщиков зависит не только качество производимой продукции, но и стабильное обеспечение предприятия ресурсами в целом.
Анализ информационной структуры ООО «Пекарня Родино» показал, что основной системой, функционирующей в организации, является 1С:Предприятие
8.3. Однако на предприятии используется наиболее распространенная конфигурация «1С:Бухгалтерия», направленная на полную автоматизацию бухгалтерского и налогового учета. Очевидно, возможностей системы недостаточно для анализа работы с поставщиками. Кроме того, большая часть документов хранится на бумажных носителях в неупорядоченном виде.
Проанализировав деятельность отдела материально-технического обеспечения, были выявлены следующие проблемы в организации работы с поставщиками:

отсутствие единой базы данных поставок;

сложность анализа работы с поставщиками;

неупорядоченность и хранение больших объемов информации на бумажных носителях;

несовершенная система электронного документооборота.
Выявленные проблемы предопределили постановку следующей задачи – разработать базу данных, внедрение которой позволит обеспечить получение оперативной информации о поставщиках, их реквизитах, мгновенно находить


55 необходимую информацию, а также формировать отчеты с целью оценки результатов проделанной работы.
Разработка базы данных будет осуществляться в среде MS Access 2010.
Выбор именно этой среды визуального программирования баз данных обусловлен, во-первых, низкой стоимостью приобретения (разработки) программного продукта, так как MS Access был куплен организацией в составе офисного пакета MS Office 2010 и систематически обновляется, во-вторых, отсутствием сложностей интеграции с 1С:Предприятие 8.3, в-третьих, коротким сроком внедрения. Кроме того, можно выделить другие преимущества использования баз данных, а именно:

понятный графический интерфейс;

хранение данных в одном файле (хоть и распределенных по отдельным таблицам);

облегченная работа с приложением и избегание рутинных действий за счет использования большого количества Мастеров;

постоянное обновление производителем и поддержание множества языков;

полная совместимость с операционной системой Windows;

ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой;

возможность импорта/экспорта данных в разные форматы;

наличие развитых встроенных средств разработки приложений, вследствие существования языка VBA (Visual Basic for Applications).
Основным документом, содержащим требования, которые определяют основные параметры, а также порядок проектирования и разработки информационной системы, является техническое задание. Именно в техническом задании закреплены такие аспекты, как назначение и цели разработки, требования к функциональности будущей системы, а также основные мероприятия по созданию базы данных.
Наименование программного продукта. База данных по учету поставок.


56
Назначение разработки и область применения. Разработка предназначена для совершенствования и повышения эффективности закупочной деятельности предприятия, а именно для автоматизации информационно-аналитической деятельности отдела материально-технического обеспечения в процессе осуществления закупок. Областью применения ИС является закупочная деятельность ООО «Пекарня Родино».
Цели разработки. База данных по учету поставок создается с целью:

сбора, анализа и хранения данных о поставщиках;

ведения базы товаров;

учета поставок;

формирования отчетности о результатах работы с поставщиками.
Требования к программе.
Источники информации для БД представляют собой данные структурных подразделений ООО «Пекарня Родино», а также необходимая для работы внешняя информация, получаемая от внешних контрагентов.
Разрабатываемая система должна соответствовать следующим системным требованиям:

обеспечивать гибкость и целостность данных;

обеспечивать безопасность данных;

обеспечивать простоту обновления данных.

обеспечивать возможность многократного быстрого поиска и получения необходимой информации по запросам пользователей.
Разрабатываемая система должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

содержать необходимую для анализа и мониторинга информацию о поставщиках;

содержать необходимую информацию о поставках и их качестве.
Ввод данных в систему должен осуществляться в специальную текстовую форму (шаблон). Данные, вводимые в систему вручную, подлежат проверке на корректность. Выходные данные представляются в форме отчета или таблицы.


57
Изначально отчеты являются временными и удаляются из системы по окончании определенного периода времени, однако при необходимости отчет можно сохранить на внешний носитель. Требования к временным характеристикам зависят от выполняемой задачи. База данных должна иметь продолжительный жизненный цикл и должна быть реализована как открытая система, допускающая повышение функциональных и технических возможностей, а также возможностей совершенствования, как за счет замены программного обеспечения, так и за счет улучшения информационного обеспечения.
Требования к надежности. Система должна сохранять работоспособность и обеспечивать восстановление своих функций при возникновении различных внештатных ситуаций, таких как сбои в системе электроснабжения, ошибки в работе компьютерной техники, ошибки в работе программного обеспечения.
Время восстановления системы после сбоя не должно превышать одного часа при условии правильной эксплуатации технических и программных средств.
Условия эксплуатации. Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее двух штатных единиц – программист и конечный пользователь программы – в данном случае менеджер по закупкам. Программист должен иметь знания в области Веб-дизайна для поддержания интерфейса программы в рабочем состоянии, а также общие знания операционной системы.
Программисту необходимо осуществлять задачи следующего характера:

поддержание работоспособности технических средств и поддержание работоспособности системных программных средств и всей операционной системы;

поддержание работоспособности интерфейса базы данных;

создание резервных копий базы данных.
В силу интуитивного интерфейса, использование программы не требует высокой квалификации специалистов. В качестве технических средств необходимо наличие персонального компьютера, на котором будет запускаться


58 программа, а также клавиатуры, манипулятора мыши, устройства отображения и системного блока.
Требования к информационной и программной совместимости. Работа с базой данных осуществляется через Microsoft Access. Специальным требованием к базе данных является то, что программа должна обеспечивать одновременную работу пользователей посредством Веб-интерфейса.
Требования к программной документации. В состав программной документации должны входить следующие документы:

техническое задание;

программа и методики испытаний;

руководство оператора.
Технико-экономические показатели. Ориентировочная экономическая эффективность не рассчитывалась. Зарубежных и отечественных аналогов не приводится ввиду уникальности разработки.
Стадии и этапы разработки. Можно выделить следующие стадии разработки системы:
1) разработка технического задания;
2) проектирование системы, а именно:

анализ процесса управления закупками на предприятии;

определение главных сущностей и атрибутов;

определение отношений между сущностями, а также определение первичных и вторичных ключей;
3) создание системы;
4) проведение испытаний программы;
5) внедрение программного продукта.
Порядок контроля и приемки системы. После создания система подвергается предварительным испытаниям, затем проходит опытную эксплуатацию и приемочные испытания. Характер предварительных и приемочных испытаний системы определяются документом «Программа и


59 методика испытаний». Состав, объем и методы опытной эксплуатации системы определяются документом «Программа опытной эксплуатации».
Таким образом, мы определились с выбором технического средства для реализации поставленной задачи, а также определили все необходимые требования в разрабатываемой системе. Следующим шагом будет проектирование и разработка базы данных по учету поставок в среде MS Access.
3.2 Проектирование и разработка базы данных по учету поставок
Деятельность по созданию новых программных продуктов играет огромную роль в развитии производства. Следует отметить, что такие мероприятия направлены на разработку и совершенствование продукции, на организацию рабочего процесса, технического оснащения. Создание базы данных начинается с ее проектирования, в процессе которого определяется структура реляционной БД, т.е. состав таблиц, их структура и логические связи. Можно выделить следующие этапы проектирования реляционной СУБД [54, с. 113]:
1) исследование предметной области;
2) определение основных сущностей и их атрибутов;
3) определение отношений между сущностями, а также выделение первичных и вторичных ключей.
Рассмотрим базовые понятия модели базы данных «сущность-связь».
Сущность – это любой конкретный или абстрактный объект в рассматриваемой предметной области (в реляционной БД каждой сущности назначается таблица) [54, с. 114].
Атрибут – это свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности [60].
Связь – взаимосвязь между сущностями в предметной области. Связи представляют собой соединения между частями БД (в реляционной БД – это соединение между записями таблиц) [60].


60
В соответствии с заявкой заказчика, для проектирования базы данных по учету поставок необходимы следующие сущности:

«Поставщик» – содержит общую информацию о поставщиках;

«Сырье» – содержит информацию о поступившем сырье;

«Поставка» – содержит общую информацию о поставках;

«Склад» – содержит информацию о наименовании склада;

«Документы» – содержит дополнительную информацию о документах, идентифицирующих конкретного поставщика;

«Ответственное лицо» – содержит информацию о сотрудниках предприятия, участвующих в процессе закупок;

«Единица измерения» – содержит информацию о наименовании единицы измерения.
Главными из вышеуказанных таблиц являются: «Поставщик», «Сырье» и
«Поставка». Рассмотрим их структуру более подробно. Остальные таблицы являются вспомогательными. Их структура представлена в Приложении 3.
В таблице «Поставщик» поле «Код поставщика» является ключевым, так как однозначно определяет экземпляр сущности (рисунок 3.1).
Рисунок 3.1 – Атрибуты сущности «Поставщик»
В таблице «Поставки» ключевым полем является «Код поставки», так как однозначно определяет каждую запись в данной таблице. Кроме того, данная таблица содержит несколько внешних ключей, то есть полей, значения которых соответствуют первичным ключам в других таблицах (рисунок 3.3).


61
Рисунок 3.3 – Атрибуты сущности «Поставка»
В таблице «Сырье» поле «Код сырья» выступает в роли первичного ключа, поскольку представляет собой уникальную характеристику для каждой записи в пределах рассматриваемой таблицы (рисунок 3.2).
Рисунок 3.2 – Атрибуты сущности «Сырье»
Для обеспечения защиты данных, а также устранения их избыточности, необходима нормализация базы данных. Анализ атрибутов отношений показал, что все они атомарны, следовательно, все отношения находятся в первой нормальной форме.
Все отношения находятся во второй нормальной норме, поскольку они находятся в первой нормальной форме и все ее не ключевые атрибуты функционально полно зависят от ключа.


62
Анализ зависимостей между атрибутами, показал отсутствие зависимости между не ключевыми атрибутами, и, следовательно, они удовлетворяют третьей нормальной форме.
Следующим шагом является построение логической модели базы данных, которая наглядно отражает отношения между сущностями, а также виды связи между ними (рисунок 3.4).
Рисунок 3.4 – Логическая модель базы данных по учету поставок
Связи между сущностями показывают, каким образом они соотносятся или взаимодействуют между собой. Из рисунка 3.4 видно, что основным типом связи в нашем случае является связь «один ко многим», смысл которой сводится к тому, что экземпляр одной сущности связан с несколькими экземплярами другой сущности.
На основе итоговой логической модели базы данных строится физическая модель, которая определяет способ размещения данных в среде хранения и способы доступа к этим данным, которые поддерживаются на физическом уровне.
Физическая модель базы данных представлена в Приложении 5.
Перейдем к разработке пользовательского интерфейса, позволяющего упростить работу с базой данных. Для начала создадим формы – объекты базы данных, которые напрямую связаны с источником данных (например, таблицей


63 или запросом) и используются для ввода, редактирования или просмотра данных из этого источника. Для каждой таблицы была разработана своя форма, рассмотрим некоторые из них.
Форма «Поставщики» содержит всю необходимую информацию по каждому поставщику в отдельности и позволяет не только просматривать данные о поставщиках, перемещаясь по записям, но и добавлять новых поставщиков, а также при необходимости удалять не нужные записи, что сильно упрощает работу с базой данных, поскольку не нужно возвращаться к таблицам для добавления новых или удаления старых записей (рисунок 3.5).
Рисунок 3.5 – Форма «Поставщики»
Форма «Поставки» помимо добавления и удаления записей, позволяет осуществлять поиск необходимой информации, например, поиск поставок конкретного поставщика по его наименованию (рисунок 3.6).


64
Рисунок 3.6 – Форма «Поставки»
Для выбора нужной информации из базы данных используются запросы, то есть вопросы, сформированные по отношению к базе данных. Использование запросов в работе позволяет существенно сэкономить время на поиск или отбор необходимой информации.
Допустим менеджеру по закупкам необходимо посмотреть все поставки, совершенные на конкретную дату и после нее. Для выполнения параметрического запроса необходимо указать интересующую дату, и программа выведет на экран соответствующие данные (рисунок 3.7-3.8).
Рисунок 3.7 – Ввод необходимого параметра для выполнения запроса


65
Рисунок 3.8 – Результат выполнения запроса
Для анализа частоты заказов сырья у конкретного поставщика, удобно использовать запрос на групповые операции, который с помощью функции
«Count» подсчитывает количество поставок, совершенных каждым поставщиком за определенный период (рисунок 3.9).
Рисунок 3.9 – Результат выполнения запроса
Менеджеру по закупкам необходимо анализировать результаты работы с поставщиками по итогам определенного периода, например, месяца. Для удобного поиска нужной информации также был создан параметрический запрос, который с помощью функции «MonthName» возвращает информацию по тем поставкам, совершенные именно в тот месяц, который указал пользователь при закупке запроса (рисунок 3.10-3.11).


66
Рисунок 3.10 – Ввод необходимого параметра для выполнения запроса
Рисунок 3.11 – Результат выполнения запроса
Для анализа результатов работы с поставщиками требуются соответствующие отчеты. Фрагмент такого отчета представлен на рисунке 3.12.
Рисунок 3.12 – Фрагмент отчета о результатах работы с поставщиками


67
С помощью отчетов можно просматривать, форматировать, а также группировать информацию в базе данных и представлять ее в более удобном для восприятия виде. Использование отчетов в Microsoft Access позволяет не только выводить нужную информацию на экран, но и экспортировать ее в файл, например, в Excel или Word с целью дальнейшего сохранения на компьютере или стороннем носителе.
После создания форм, запросов и отчетов необходимо создать главное меню, которое будет агрегировать все объекты базы данных, и открываться автоматически при запуске программы. Речь идет о создании главной кнопочной формы с целью навигации по базе данных. Интерфейс главного меню должен быть простым и интуитивно понятным пользователю. Главное меню было создано с помощью конструктора форм, а также макросов, для вызова которых и были созданы кнопки, нажимая на которые пользователь переходит на соответствующий объект базы данных (рисунок 3.13).
Рисунок 3.13 – Главное меню базы данных по учету поставок
Таким образом, мы выполнили проектирование и разработку базу данных по учету поставок, которая позволяет осуществлять хранение и быстрый поиск необходимых данных. Кроме того, использование такой программы позволяет


68 значительно сократить затраты времени на обработку информации в частности для сотрудников таких отделов, как производственный отдел и материально- технического обеспечения. База данных полностью удовлетворяет требованиям заказчика и стабильна в работе. Однако мероприятия по проектированию, разработке и внедрению программы потребовали соответствующих затрат, следовательно, необходимо оценить экономическую эффективность и целесообразность внедрения разработки.
3.3 Оценка эффективности внедрения базы данных
При выполнении проекта по информатизации для любого предприятия принципиально важен вопрос об экономической эффективности выполняемых работ. Для оценки экономического эффекта от внедрения нового программного продукта, необходимо во-первых, рассчитать затраты на разработку проекта. Для начала определим величину затрат на создание программного продукта, используя метод калькуляций, предполагающий определение затрат на основе расчета по отдельным статьям расходов и их последующим суммированием [42].
К постоянным издержкам относятся:

амортизационные отчисления на компьютер;

амортизационные отчисления на программное обеспечение.
Балансовая стоимость ЭВМ определяется по формуле:
С
б
= С
рын
+ З
уст
, где С
б

балансовая стоимость ЭВМ, руб.; С
рын

рыночная стоимость компьютера, руб./шт.; З
уст

затраты на доставку и установку компьютера, %.
Компьютер, на котором осуществлялась разработка информационной системы, ранее был приобретен по цене 42 300 руб., затраты на установку и наладку составили 2 700 руб., следовательно, балансовая стоимость ЭВМ (С
б
) составит:
С
б
= 42 300 + 2 700 = 45 000 руб.


69
Расчет амортизационных отчислений удобно выполнить ускоренным методом, учитывая, что срок морального старения компьютера происходит через
3 года. Норма амортизации рассчитывается с учетом коэффициента ускорения, значение которого в нашем случае равно единице. Таким образом, норма амортизации будет равна 33% (100%
×
1 / 3).
Также для расчетов необходимо знать количество дней, затраченных на разработку базы данных (в нашем случае – 20 дней). Кроме того, необходима информация о стоимости программного обеспечения, задействованного при создании базы данных. Разработка осуществлялась с помощью пакета Microsoft
Office 2010 (Professional), стоимость которого составляет 15 495 руб.
Расчет суммы амортизационных отчисления за время эксплуатации компьютера и программного обеспечения при создании базы данных приведен в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Амортизационные отчисления на компьютер и ПО
Наименование показателя
Способ расчета
Сумма, руб.
Годовые амортизационные отчисления на компьютер
А
гЭВМ
= С
б
×
Норма амортизации
14 850,00
Амортизационные отчисления на компьютер за период разработки базы данных
А
пЭВМ
= (
А
гЭВМ
×
20) / 365 813,70
Годовые амортизационные отчисления на программное обеспечение
А
г
ПО = Стоимость ПО × Норма амортизации
5 113,35
Амортизационные отчисления на программное обеспечение за период разработки базы данных
А
п
ПО = (А
г
ПО
×
20) / 365 280,18
Итоговая сумма амортизационных отчисления за время эксплуатации компьютера и программного обеспечения
А =
А
пЭВМ
+
А
п
ПО
1 093,88
Результаты расчета постоянных издержек представлены в таблице 3.2.


70
Таблица 3.2 – Постоянные издержки
Элемент затрат
Величина затрат, руб.
Амортизационные отчисления
1 093,88
Итого:
1 093,88
К переменным издержкам относятся:

материальные затраты;

затраты на электроэнергию;

затраты на оплату труда разработчиков программного продукта.
К материальным затратам относится стоимость материалов, покупных изделий и других материальных ценностей, расходуемых непосредственно в процессе разработки программного продукта.
Результаты расчета затрат на материалы представлены в таблице 3.3.


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7




База данных защищена авторским правом ©vossta.ru 2022
обратиться к администрации

    Главная страница